QMS ett komplett kvalitetssystem i SharePoint

Med hjälp av QMS-kvalitetssystem i SharePoint skapar man en gemensam yta för att visualisera och tillgängliggöra processer, styrande verksamhetsdokument, beskrivningar och rutiner.

SharePoint är navet

Vårt QMS-kvalitetssystem (Quality Management System) bygger helt på SharePoint och kan implementeras både på SharePoint Online och SharePoint On Premise (2013, 2016 och 2019). Vår lösning innehåller de vanligaste funktionerna som används i ett kvalitetshanteringssystem. Syftet är att göra det lätt att hitta information, mallar och styrande dokument utefter de behov användaren har. Ett annat mål med att använda QMS som sitt kvalitetssystem är att förenkla för administratörer och ansvariga att underhålla och publicera information via SharePoints inbyggda stöd för dokumenthantering.

Har ni inte tidigare arbetat i SharePoint genomför vi de introduktionsutbildningar som behövs för att ni ska kunna påbörja ert kvalitetsarbete. Vi utgår från användarscenarion och roller i våra utbildningar och utbildar alltid våra kunder i deras egen miljö.

De olika delarna i vår QMS-lösning i SharePoint

  • Klickbara processkartor med tydlig struktur.
  • Trygg åtkomst och behörighetsstyrning genom att använda sig av SharePoints inbyggda behörighetsmodell och struktur.
  • Versionshantering och spårbarhet på styrande dokument och mallar. Möjlighet att backa och återställa till en tidigare version.
  • Det finns möjlighet att använda arbets- och godkännandeflöden.
  • Till varje process kopplas styrande dokument, beskrivningar och processägare.
  • Möjlighet att sätta upp policys och regelverk för informationshantering.
  • Startsida med utrymme för information och instruktioner.

Arbetsmetod för införande av QMS i SharePoint

Efter att ha arbetat med införanden av QMS-kvalitetssystem hos ett antal kunder har vi en väl beprövad metod och tydligt arbetssätt i vår paketering. Ett projekt består av en inledande fas där man dels förankrar projektplan och intressenter som att man prioriterar vilken eller vilka processer man börjar med. En första struktur och plan över processer, kartor och dess metadata tas fram.

När ovanstående är genomfört sätter vi upp en grundkonfiguration och arbetar med kunden kring att få upp de första processkartorna, dess beskrivningar, rutiner, mallar och dokument. I den här fasen av arbetet utbildar vi användare och arbetar tillsammans med redaktörer och ägare av processer och deras information.

Processägare och administratörer deltar tillsammans i de workshops som görs kring policys och konfigureringar gällande informationshantering, till exempel arkiveringsregler och informationsäkerhetsklassning.

Inför lansering genomförs utbildningar och aktiviteter för användare och utbildningsmaterial, FAQ etc finns sedan tillgängligt via QMS-kvalitetssystem.