Onboarding – stöd vid nyanställning

På Smiling Workplaces hjälper vi många kunder att dra nytta av O365 och SharePoint-online. Vi har även tagit fram några lösningar i plattformen som är inriktade på HR och deras mer specifika behov.

Ett sådant stöd är som exempel vid nyanställning den så kallade Onboarding.

Har man som verksamhet inte ett HR-system eller liknande som tillhandahåller verktyg med process-stöd vid nyanställning etc kan vår lösning vara ett bra och effektivt alternativ.

Man sätter upp processer, checklistor och aktiviteter som sedan per automatik tilldelas rätt ansvarig i de olika steg som definieras. Påminnelse till ansvarig skickas när det är dennes tur att planera eller genomföra ett steg.

Fördelar och verksamhetsnyttor

Berörda chefer och andra ansvariga får på det här sättet ett tydligt underlag och stöd för att inte glömma bort något steg i processen. och man säkerställer helheten per ny anställd i processen. Det kan vara att det ges access till vissa system, olika utbildningar genomförs, beställningar av utrustning, genomgång och information av olika slag etc.

På motsvarande sätt kan man sätta upp en process som del av ”onboardingen” för att styra, stötta och kontrollera att en anställd genomgår ett visst utbildningspaket och får bocka av steg för steg för att bli godkänd.

Man kan även använda den här typen av stöd för att kontrollerat rulla ut en anställd som valt att sluta, så att man inte missar viktiga aktiviteter kring borttagning av information om enligt lagar och regelverk.

Ett bra stöd och kontroll för den här typen av processer tror vi ger en bättre upplevelse för både den nyanställde som för ansvariga för processen att ta in nya medarbetare.

Konkreta fördelar

  • Översikt och kontroll över att planerade uppgifter utförs. Möjlighet till uppföljning och att bocka av steg för steg
  • Rätt personer tilldelas rätt uppgifter att utföra; Tillgängligt utefter roll och behörighet
  • Översikt och status på vart i processen man är kring en ny medarbetare
  • Här samlas också aktuella mallar, manualer, stöd- och styrdokument på ett och samma ställe
  • Enkelt att komma igång med
  • Versionshantering och information om sidansvarig med möjlighet att ge feed-back är några andra fördelar

Ökad sökbarhet och målgruppsanpassat innehåll

För ytterligare sökbarhet och tillgänglighet jobbar man oftast med olika typer metadata för att göra information snabbt och logiskt tillgänglig.

Innehållet är också ofta målgruppsanpassat, vilket säkerställer att man hittar det som är relevant för roll och arbetsuppgift.

Att samla allt på ett ställe ger struktur och gör att informationen alltid är lätt att söka upp samt gör att det också är enklare för ansvariga att hålla information uppdaterad och aktuell.

Vi har en utarbetad arbetsmodell som vi arbetar efter där vi börjar med en eller två workshops, går igenom kategorier, processer och ansvariga enligt fördefinierade innehållsmallar.

Lösningen bygger på SharePoint-Online och Office 365.

Läs gärna mer om hur våran kund Vedum Kök & Bad använder onboarding modulen.