Hanterar ni besökare genom att besökaren skriver in och ut sig i via ett kollegieblock? Nu har vi lösningen för er som redan har Office 365 och vill ta er besökshantering till nästa nivå för både er och era besökare.

Smart besökshantering i Office 365

I takt med att verksamheter växer brukar också strömmen av besökare öka. Då blir det allt viktigare att hålla koll på vilka besökare som befinner sig i lokalerna, i vilket syfte de är där och vem som ansvarar för dem. Nu kan ni utan att investera i ytterligare att externt system förenkla och effektivisera besökshanteringen.

Avlasta och förenkla

En annan anledning att införa ett system för besökshantering är att förenkla och avlasta för receptionen.

Ett besökssystem hjälper till att hålla ordning på alla besökare under hela dagen och automatiserar processen. Besökaren registrerar sig själv och värden meddelas automatiskt om besökarens ankomst via en notifiering. På motsvarande sätt checkar besökaren ut efter sitt besök.

Obemannade receptioner

Många företag idag har inte behov av en traditionell reception bara man kan hantera besöken. Låt besökarna anmäla sig via vår modul Besökshanterare när de kommer och mottagaren blir automatiskt notifierad.

Säkerhet och krav

Inom många verksamheter har man känslig information och utrustning i lokalerna som behöver skyddas med hjälp av tydliga säkerhetsrutiner. Säkerhetsrutiner som är viktiga och inte minst kring besökshantering.

Det kan vara viktigt att kunna spåra vem som har befunnit sig i lokalen vid en given tidpunkt. T ex inom verksamheter där man strävar efter att uppfylla ISO-standarder kring informationssäkerhet. Där ställs höga krav på besökshanteringsprocessen

Utrymning

Med ett digitaliserat besökssystem kan ni också snabbt få ut en utrymningslista. Uppstår en incident får ni snabbt den översikt som behövs.

Hantera även parkering

Om ni har parkeringsplatser för kunder kan ni aktivera parkeringshantering i Besökshanteraren. Då får besökaren mata in sitt registreringsnummer så tillsammans med övriga uppgifter vid besöket. I parkeringslistan har ni sedan översikt och kontroll vilka bilar som tillhör gäster. Det är lätt att nå listan från mobilen för att kontrollera när man är utanför huset.

Nyttja fördelarna i molnet

Smiling Workplaces modul bygger på de senaste funktionerna i Office 365 för att skapa ett modernt, enkelt och kraftfullt system för besökshantering. Lösningen bygger på Microsofts senaste tekniker och plattformar i form av PowerApps, Sharepoint och Flow.

Besökshanteraren fungerar på alla enheter dator, platta eller mobil. Genom att använda funktioner i Office 365 kan vi erbjuda ett alternativ för besökshantering som är både enkelt och kostnadseffektivt att implementera.

Då modulen bygger på O365 är alltid informationen om era anställda aktuell och uppdaterad. Rätt och aktuell person blir notiferad.

Vill du veta mer om modulen Besökshantering så tveka inte att kontakta oss.