QMS ett komplett kvalitetssystem i SharePoint

Med hjälp av QMS-kvalitetssystem i SharePoint skapar man en gemensam yta för att visualisera och tillgängliggöra processer, styrande verksamhetsdokument, beskrivningar och rutiner. Med SharePoint som nav uppfyller QMS grundläggande kraven för en ISO-certifiering.

SharePoint är navet

Vårt QMS-kvalitetssystem (Quality Management System) bygger helt på SharePoint. Kvalitetssystemet implementeras både på SharePoint Online och SharePoint On Premise (2013, 2016 och 2019). Vår lösning innehåller framför allt de vanligaste funktionerna som används i ett kvalitetshanteringssystem med krav på ISO-certifiering. Syftet är att göra det lätt att hitta information, mallar och styrande dokument utefter de behov användaren har. Ett annat mål med att använda QMS som sitt kvalitetssystem är framför allt att förenkla. För administratörer och ansvariga att underhålla och publicera information via SharePoints inbyggda stöd för dokumenthantering.

Organisationer som följer standarder för kvalitetshantering behöver ett sätt att spåra och analysera problem. I vårt QMS finns option för avvikelsehantering med kopplade aktiviteter, uppföljning och godkännandeflöden. Genom att nyttja SharePoint med dess inneboende funktionalitet kan vi också validera på de krav kring versionshantering och behörighetsstyrning som följer en ISO-certifiering. Det skapar en robust och trygg hantering för dig och din verksamhet.

Har ni inte tidigare arbetat i SharePoint genomför vi de introduktionsutbildningar som ni behöver för att ni ska kunna påbörja ert kvalitetsarbete i plattformen. Vi utgår från användarscenarion och roller i våra utbildningar och utbildar alltid i era egna  kundmiljöer.

Hör av dig till oss för en demo av vår QMS-lösning!

De olika delarna i vår QMS-lösning i SharePoint

  • Klickbara processkartor med tydlig struktur.
  • Trygg åtkomst och behörighetsstyrning genom att använda sig av SharePoints inbyggda behörighetsmodell och struktur.
  • Versionshantering och spårbarhet på styrande dokument och mallar. Möjlighet att backa och återställa till en tidigare version.
  • Det finns möjlighet att använda arbets- och godkännandeflöden.
  • Till varje process kopplas styrande dokument, beskrivningar och processägare.
  • Möjlighet att sätta upp policys och regelverk för informationshantering.
  • Startsida med utrymme för information, instruktioner eller liknande.

SharePoint för validering och ISO-certifiering

Genom att vi använder SharePoint som nav i vårt QMS-lösning kan vi använda dess inneboende styrkor för att validera till olika ISO-certifieringskrav.

  • Versionshantering och historik. Med SharePoints automatiska versionshantering slipper du själv hålla reda på namnsättning och arkivering av tidigare utgåvor. Allt finns sparat och loggat på ett överskådligt sätt.
  • Dokumentstyrning.  In- och utcheckning av dokument , i korthet innebär det att om funktionen är påslagen så kräver SharePoint att ett dokument checkas ut innan det kan redigeras. När användare sedan checkar in dokumentet igen görs det tillgängligt för andra användare. In- och utcheckning kan också kombineras med godkännandekrav. Det innebär att ett dokument inte blir tillgängligt för användare innan dokumentet formellt har godkänts av en  dokumentägare med behörighet att godkänna dokumentet.
  • Behörighetshantering som ger översikt och kontroll. SharePoint har ett kraftfullt behörighetssystem vilket också är relativt enkelt att förstå. Grundprinciperna när det gäller behörigheter för ett dokumentbibliotek är att olika SharePointgrupper som har olika rättigheter. Sedan placeras användarna i grupper efter olika behov och får då automatiskt de rättigheter som tilldelats gruppen. Vi jobbar ofta med AD-grupper i kombination med SharePointgrupper.

Arbetsmetod för införande av QMS i SharePoint

Efter att ha arbetat med införanden av QMS-kvalitetssystem hos ett antal kunder har vi en väl beprövad metod och tydligt arbetssätt i vår paketering.

  • Ett projekt består av en inledande fas där man dels förankrar projektplan och intressenter som att man prioriterar vilken eller vilka processer man börjar med. En första struktur och plan över processer, kartor och dess metadata tas därför fram.
  • När ovanstående är genomfört sätter vi upp en grundkonfiguration och arbetar med kunden kring att få upp de första processkartorna, dess beskrivningar, rutiner, mallar och dokument. I den här fasen av arbetet utbildar vi användare och arbetar tillsammans med redaktörer och ägare av processer och deras information.
  • Processägare och administratörer deltar tillsammans i de workshops som  görs kring policys och konfigurering gällande informationshantering, till exempel arkiveringsregler och informationsäkerhetsklassning.
  • Inför lansering genomförs utbildningar och aktiviteter för användare i de olika rollerna. Utbildningsmaterial, FAQ etc finns sedan tillgängligt via QMS-kvalitetssystemet på en hjälpsida.