QMS – ett komplett kvalitetssystem i SharePoint

Med hjälp av QMS-kvalitetssystem i SharePoint skapar man en gemensam yta för att visualisera och tillgängliggöra processer, styrande verksamhetsdokument, beskrivningar och rutiner. Med SharePoint som nav uppfyller QMS grundläggande kraven för en ISO-certifiering.

digitala arbetsplatsen - sharepoint

SharePoint är navet

Vårt QMS-kvalitetssystem (Quality Management System) bygger helt på SharePoint. Kvalitetssystemet implementeras både på SharePoint Online och SharePoint On Premise (2013, 2016 och 2019). Vår lösning innehåller framför allt de vanligaste funktionerna som används i ett kvalitetshanteringssystem med krav på ISO-certifiering. Syftet är att göra det lätt att hitta information, mallar och styrande dokument utefter de behov användaren har. Ett annat mål med att använda QMS som sitt kvalitetssystem är framför allt att förenkla. För administratörer och ansvariga att underhålla och publicera information via SharePoints inbyggda stöd för dokumenthantering.

Organisationer som följer standarder för kvalitetshantering behöver ett sätt att spåra och analysera problem. I vårt QMS finns option för avvikelsehantering med kopplade aktiviteter, uppföljning och godkännandeflöden. Genom att nyttja SharePoint med dess inneboende funktionalitet kan vi också validera de krav kring versionshantering och behörighetsstyrning som följer en ISO-certifiering. Det skapar en robust och trygg hantering för dig och din verksamhet.

Har ni inte tidigare arbetat i SharePoint genomför vi de introduktionsutbildningar som ni behöver för att ni ska kunna påbörja ert kvalitetsarbete i plattformen. Vi utgår från användarscenarion och roller i våra utbildningar och utbildar alltid i era egna  kundmiljöer.

Hör av dig till oss för en demo av vår QMS-lösning!

De olika delarna i vårt QMS-kvalitetssystem SharePoint

  • Klickbara processkartor med tydlig struktur.
  • Trygg åtkomst och behörighetsstyrning genom användning av SharePoints inbyggda behörighetsmodell och struktur.
  • Versionshantering och spårbarhet på styrande dokument och mallar. Möjlighet att backa och återställa till en tidigare version.
  • Det finns möjlighet att använda arbets- och godkännandeflöden.
  • Till varje process kan ni koppla styrande dokument, beskrivningar och processägare.
  • Möjlighet att sätta upp policys och regelverk för informationshantering.
  • Startsida med utrymme för information, instruktioner eller liknande.

SharePoint för validering och ISO-certifiering

Genom att vi använder SharePoint som nav i vårt QMS-lösning kan vi använda dess inneboende styrkor för att validera till olika ISO-certifieringskrav.

  • Versionshantering och historik. Med SharePoints automatiska versionshantering slipper du själv hålla reda på namnsättning och arkivering av tidigare utgåvor. Allt finns sparat och loggat på ett överskådligt sätt.
  • Dokumentstyrning.  In- och utcheckning av dokument, som i korthet innebär att SharePoint kräver att ett dokument checkas ut innan det kan redigeras (funktionen måste vara påslagen). När användare sedan checkar in dokumentet igen blir det tillgängligt för andra användare. In- och utcheckning kan också kombineras med godkännandekrav. Det innebär att ett dokument inte blir tillgängligt för användare innan dokumentet formellt är godkänt av en dokumentägare med behörighet att godkänna dokumentet.
  • Behörighetshantering som ger översikt och kontroll. SharePoint har ett kraftfullt behörighetssystem vilket också är relativt enkelt att förstå. Grundprinciperna när det gäller behörigheter för ett dokumentbibliotek är att olika SharePoint-grupper har olika rättigheter. Sedan placeras användarna i grupper efter olika behov och får då automatiskt de rättigheter som tilldelats gruppen. Vi jobbar ofta med AD-grupper i kombination med SharePoint-grupper.

Arbetsmetod för införande av QMS i SharePoint

Efter att ha arbetat med införanden av QMS-kvalitetssystem SharePoint hos ett antal kunder har vi en väl beprövad metod och tydligt arbetssätt i vår paketering.

  • Ett projekt består av en inledande fas där man dels förankrar projektplan och intressenter ovh dels att man prioriterar vilken eller vilka processer man börjar med. Då tar vi fram en första struktur och plan över processer, kartor och dess metadata.
  • När vi genomfört ovanstående sätter vi upp en grundkonfiguration och arbetar med dig som kund kring de första processkartorna, dess beskrivningar, rutiner, mallar och dokument. I den här fasen utbildar vi användare och arbetar tillsammans med redaktörer och ägare av processer och deras information.
  • Processägare och administratörer deltar tillsammans i workshops kring policys och konfigurering gällande informationshantering. Som exempel kan det röra arkiveringsregler och informationsäkerhetsklassning.
  • Inför lansering genomför vi utbildningar och aktiviteter för användare i de olika rollerna. Utbildningsmaterial, FAQ etc har ni sedan tillgängligt via QMS-kvalitetssystemet på en hjälpsida.