Onboarding – stöd vid nyanställning

På Smiling Workplaces hjälper vi många kunder att dra nytta av Office 365 och SharePoint-online. Vi har även tagit fram några lösningar i plattformen som är inriktade på HR och deras specifika behov.

Ett sådant stöd är som exempel vid nyanställning den så kallade Onboarding.

digitala arbetsplatsen - sharepoint

Har man som verksamhet inte ett HR-system eller liknande som tillhandahåller verktyg med process-stöd vid nyanställning etc kan vår lösning vara ett bra och effektivt alternativ.

Med hjälp av Onboarding sätter ni upp processer, checklistor och aktiviteter för att per automatik tilldela rätt person ansvar för varje steg. Det gör att den som ansvarar för ett steg i processen får en påminnelse när det är den personen tur att planera eller genomföra ett steg.

Fördelar och verksamhetsnyttor

Berörda chefer och andra ansvariga får på det här sättet ett tydligt underlag och stöd för att inte glömma bort något steg i processen. Dessutom säkerställer modulen processen i sin helhet för varje ny anställd. Det kan till exempel vara att personen får access till vissa system, går olika utbildningar, att utrustning beställs eller att den nyanställde får information av olika slag, etc.

På motsvarande sätt kan man sätta upp en process som en del av ”onboardingen”. Syftet är att styra, stötta och kontrollera att en anställd genomgår ett visst utbildningspaket, där man bockar av varje steg för att bli godkänd.

Man kan även använda den här typen av stöd för att på ett kontrollerat sätt rulla ut en anställd som valt att sluta. Då säkerställer ni att ni inte glömmer bort viktiga aktiviteter när det gäller borttagning av information, som ni enligt lagar och regelverk ska genomföra.

Med hjälp av modulen Onboarding får ni ett bra stöd och kontroll för den här typen av processer. Vi tror att det kommer att bidra till en bättre upplevelse för både den nyanställde och för de som ansvarar för processen kring nya medarbetare.

Onboarding – konkreta fördelar

  • Översikt och kontroll över att planerade uppgifter verkligen utförs. Möjlighet till uppföljning och att bocka av steg för steg
  • Rätt personer blir tilldelade rätt uppgifter att utföra; tillgängligt utefter roll och behörighet
  • Översikt och status på var i processen man är kring en ny medarbetare
  • Aktuella mallar, manualer, stöd- och styrdokument är samlade på ett och samma ställe
  • Enkelt att komma igång med
  • Versionshantering och information om sidansvarig, med möjlighet att ge feedback

Ökad sökbarhet och målgruppsanpassat innehåll

För att öka sökbarheten och tillgängligheten är det vanligt att man arbetar med olika typer av metadata. På så sätt blir informationen snabbt och logiskt tillgänglig.

Innehållet är också ofta målgruppsanpassat. Det gör att man säkerställer att användaren verkligen hittar det som är relevant för den specifika rollen och arbetsuppgiften.

Att samla allt på ett samma ställe ger struktur gör det lätt att söka upp informationen. Dessutom är det enklare för ansvariga att hålla information uppdaterad och aktuell.

Vi har en utarbetad arbetsmodell som vi arbetar efter där vi börjar med en eller två workshops. Då går vi tillsammans igenom kategorier, processer och ansvariga enligt fördefinierade innehållsmallar.

Lösningen bygger på SharePoint-Online och Office 365.

Läs gärna mer om hur vår kund Vedum Kök & Bad använder modulen Onboarding.