Dokumenthantering i SharePoint

Dokumenthantering är en av SharePoints starkaste sidor. SharePoint gör det enkelt att samarbeta i dokument, hantera åtkomst till dokument, dela dokument, hitta rätt dokument etc. Nedan beskriver vi kort några exempel på hur man kan hantera dokument i SharePoint.

Versionshantering och utcheckning

Med SharePoints kraftfulla versionshantering har ni full kontroll på er information. Med versionshantering kan ni:

  • Se hur ett dokument ändrats över tid, vad har ändrats, vem gjorde ändringen samt när ändringen gjordes
  • Gå tillbaks till en äldre version och göra den äldre versionen till den aktuella versionen.
  • Se innehållet i äldre versioner
  • Arbeta med utkast. Flera redaktörer eller liknande kan arbeta med en delversion av ett dokument och publicera det till hela företaget som en huvudversion när de är klara.
  • Ni kan även använda utchecknings-förfarande. Detta innebär att en användare kan checka ut ett dokument och då förhindra att andra användare gör ändringar i det. När användaren är klar checkar denna in dokumentet och en ny version skapas.

Dela dokument, internt och externt

Istället för att bifoga ett dokument i ett epostmeddelande är det enklare och mer hållbart att dela dokumentet via SharePoint. Från SharePoint kan du välja att skicka en länk till dokumentet som möjliggör för mottagaren att antingen läsa eller redigera dokumentet. Beroende på er organisations inställning kan ni även dela dokumentet med användare utanför er organisation.

Genom att dela en länk till ett dokument kommer alla användare läsa och redigera i samma instans av dokumentet. Detta gör att ni undviker att flera versioner av ett dokument finns utspridda som bilagor i epost och dylikt.

Innehållstyper

Innehållstyper i SharePoint gör det möjligt för er att applicera företagsspecifika regler och beteenden på en kategori av dokument.

Med innehållstyper kan ni bland annat:

  • Namnsätta en viss kategori av information, som exempel Policy eller Riktlinjer
  • Bestämma att en innehållstyp ska ha vissa egenskaper, som exempelvis Organisationstillhörighet, Säkerhetsklassning eller liknande
  • Starta arbetsflöden på en viss innehållstyp för att automatisera behandling av dokumenten
  • Applicera informationshanteringsprinciper, som exempelvis att ett dokument ska arkiveras efter en viss tid

Unika dokument-id

Dokumenthantering SharePoint har stöd för att ge era dokument ett unikt ID. På det sätter blir det enkelt att hitta ett dokument oavsett var det lagras. Om ni till exempel flyttar ett viktigt dokument är det enkelt att hitta det på dess nya plats med hjälp av dokumentets unika id.

Hög säkerhet med behörighetskontroll

Användare kommer endast åt att läsa de dokument de har behörighet att se. Det går att kontrollera centralt om dokument får delas externt.

Samtidig redigering / Co-authoring

SharePoint och OneDrive erbjuder funktionalitet som möjliggör för flera användare att arbeta i ett dokument samtidigt. Microsoft Word, Excel och PowerPoint stödjer samtida redigering i olika grad. Word stödjer realtidssamarbete vilket innebär att du ser vad dina kollegor ändrar direkt det sker. I SharePoint fungerar allt som rör Office-paketet bäst ju nyare version av Office ni använder.