Besökshantering i Office 365

Hanterar ni besökare genom att besökaren skriver in och ut sig i via ett kollegieblock? Nu har vi lösningen för er som redan har Office 365 och vill ta er besökshantering till nästa nivå för både er och era besökare.

Smart besökshantering i Office 365

I takt med att verksamheter växer brukar också strömmen av besökare öka. Då blir det allt viktigare att hålla koll på vilka besökare som befinner sig i lokalerna, i vilket syfte de är där och vem som ansvarar för dem. Nu kan ni utan att investera i ytterligare att externt system förenkla och effektivisera besökshanteringen.

Avlasta och förenkla

En annan anledning att införa ett system för besökshantering är att förenkla och avlasta för er reception.

Ett besökssystem hjälper till att hålla ordning på alla besökare under hela dagen och automatiserar processen. Besökaren registrerar sig själv och värden meddelas automatiskt via en notifiering att besökaren kommit. På motsvarande sätt checkar besökaren ut efter sitt besök.

Obemannade receptioner

Många företag har idag inte behov av en traditionell reception, men behöver något sätt att hantera besöken. Låt besökarna anmäla sig via vår modul Besökshanterare när de kommer och mottagaren blir automatiskt notifierad.

Säkerhet och krav

Inom många verksamheter finns känslig information och lokalerna kan ha utrustning som man har behov av att skydda. Då krävs tydliga säkerhetsrutiner; inte minst kring besökshantering.

Som exempel kan det vara viktigt att kunna spåra vem som har befunnit sig i lokalen vid en given tidpunkt. Det kan vara extra viktigt för verksamheter som strävar efter att uppfylla ISO-standarder kring informationssäkerhet, då det bland annat ställs höga krav på besökshanteringen.

Utrymning

Med ett digitaliserat besökssystem som Besökshantering i Office 365 kan ni också snabbt få ut en utrymningslista. Uppstår en incident får ni snabbt den översikt som behövs.

Hantera även parkering

Om ni har parkeringsplatser för kunder kan ni aktivera parkeringshantering i Besökshanteraren. Då får besökaren mata in sitt registreringsnummer så tillsammans med övriga uppgifter vid besöket. I parkeringslistan har ni sedan översikt och kontroll vilka bilar som tillhör gäster. Det är lätt att nå listan från mobilen för att kontrollera när man är utanför huset.

Nyttja fördelarna i molnet

Smiling Workplaces modul bygger på de senaste funktionerna i Office 365 för att skapa ett modernt, enkelt och kraftfullt system för besökshantering. Lösningen bygger på Microsofts senaste tekniker och plattformar i form av PowerApps, Sharepoint och Flow.

Besökshanteraren fungerar på alla enheter dator, platta eller mobil. Genom att använda funktioner i Office 365 kan vi erbjuda ett alternativ för besökshantering som är både enkelt och kostnadseffektivt att implementera.

Då modulen bygger på Office 365 är alltid informationen om era anställda aktuell och uppdaterad. Rätt och aktuell person blir notifierad.

Vill du veta mer om modulen Besökshantering så tveka inte att kontakta oss.