SharePoint–migrering

Vill ni migrera ert nuvarande SharePoint-intranät eller funderar ni kanske på att flytta upp intranätet till molnet, SharePoint Online? Vi kan hjälpa er med flytt och migrering av information från ert nuvarande system till SharePoint Online.

SharePoint – migrering av ert intranät till molnet, SharePoint Online?

Har ni ett SharePointintranät baserat på t.ex. SharePoint 2010 eller SharePoint 2013 och vill migrera det till molnet, SharePoint Online, så kan vi hjälpa er med detta.

Vid SharePoint – migrering krävs det att ni tillsammans med oss ser över om det finns någon funktionalitet, tredjepartslösning eller SharePointtjänst i ert nuvarande intranät som inte stöds av SharePoint Online. Dessa tjänster och funktioner behöver antingen ersättas av liknande tjänst i Office 365 eller så behöver vi bygga om tjänsten från grunden. Läs mer nedan.

Har ni dokument som lagras på filservrar G: eller H:?

Många företag och organisationer lagrar fortfarande sina dokument på filservrar. Vi kan hjälpa er att flytta upp dessa dokument till SharePoint Online och OneDrive. En flytt av dokument till molnet innebär att filerna lagras på ett säkert sätt med bättre möjlighet till att hantera behörigheter för vilka som skall komma åt dokumenten.

Exempel på hur ni kan flytta era dokument:

  • Dokument där ni samarbetar i t.ex. projekt kan med fördel flyttas till en projektsite på SharePoint Online
  • Dokument som är intressant för hela organisationen flyttas till en central SharePointsite och presenteras som På Jobbet-information. Läs om vår På Jobbet-lösning här
  • Personliga filer som bara en användare ska komma åt flyttas till denne användares egen OneDrive

Se även till att utbilda er och er personal i hur ni bäst nyttjar de fördelar dokumenthantering i SharePoint erbjuder.

Förberedelser inför ett migreringsprojekt

Med gedigen erfarenhet av migrering till SharePoint Online och Office 365 är det några saker vi vill flagga för. Tänk till och se över följande:

  • Hastigheten på er internetanslutning. Är nätverket långsamt så se över och ta del av hur det bäst ska vara uppsatt för en molnmiljö. Det finns riktlinjer att förhålla sig till och detta är en av de första sakerna att utvärdera för en lyckad migrering.
  • Sätt upp en plan och strategi för hur ni levererar och presenterar nya tjänster. Office 365 innehåller en mängd olika appar som kan förenkla kommunikation och förbättra produktiviteten. Men utbudet och mångfalden kan också leda till en röra om de inte hanteras på rätt sätt. Det är viktigt att bottna i en tydlig kommunikations- och informationsplan som anger vilket verktyg eller kanal som används vid vilket tillfälle.
  • Skynda långsamt. Försök inte göra allt på en gång. Förändrade arbetssätt är en pågående process i takt med att användarna mognar.
  • För er med känslig information kan en sk hybridlösning vara modellen. Ta del och fördel av alla funktioner i Office 365 men ha delar av er information och intranät i SharePoint OnPrem där så regler och policys så kräver.
  • Säkerhet, tänk till på vad det innebär för er och er personal att gå över till en molnbaserad miljö. Uppdatera er och utbilda där det behövs. I många fall implementerar man sk tvåfaktorsautentisering  för åtkomst när man går över till en molnmiljö. Det gör man bla för att förhindra kontokapning.
  • Se över vilka behov, förväntan och krav ni har på back-up. Räcker den som ingår eller finns behov av en kompletterande tredjeparts-tjänst?

Dessa och flera punkter är sådant vi hjälper till med och ser över när vi går in i ett migreringsprojekt med kund.

Att tänka på vid migrering till SharePoint Online

Har ni egenutvecklade lösningar?

Vi analyserar vilka lösningar ni har och om de kan migreras eller om de behöver ersättas med teknik som stöds i SharePoint Online.

Exempel på egenutvecklade lösningar som kan behöva ersättas:

  • En egen toppmeny som visas på alla sidor på ert intranät
  • Event Receivers som körs då ni lägger till, ändrar eller tar bort rader ur listor och bibliotek. Dessa kan i vissa fall ersättas med Microsoft Flow.
  • Webbdelar/Webparts. Är dessa inte utvecklade i JavaScript kan de behöva göras om från grunden för att kunna användas i SharePoint Online
  • Sandboxed-lösningar. Dessa supportas i vissa SharePoint On Premise-versioner men inte i SharePoint Online.

Har ni andra lösningar/tjänster som inte har stöd i SharePoint Online?

  • Reporting Services, kan till viss del ersättas med Microsoft Power BI.
  • Tredjepartslösningar (Nintex, Bamboo Solutions mm). Har ni äldre lösningar eller plugins kan supporten för dessa löpt ut samt att de inte längre är kompatibla med senaste versionen av SharePoint. Beroende på hur lösningen är uppbyggd kan det bli nödvändigt att bygga en ny lösning från grunden.

Har ni egen branding/design?

  • SharePoint Online stödjer till viss del egenutvecklad branding/design, vi kan till viss del migrera även denna.
  • Tema i SharePoint. Det förespråkade tillvägagångssättet är att definiera ett eget tema i SharePoint Online med era egna färger och fonter.