varmlandsidrotten-teams

Workshop om Teams med Värmlandsidrotten

När man på Värmlandsidrotten stod inför att starta upp med Microsoft Teams valde man att kontakta oss på Smiling Workplaces. Detta för att undvika eventuella fallgropar och för att få tips kring att komma igång med Teams på bästa sätt. Vi på Smiling Workplaces åkte till Idrottens Hus i Karlstad och hade en workshop om Teams tillsammans med Värmlandsidrotten.

Microsoft Teams blir allt populärare och vi ser ett allt större användande. Som en chatbaserad samarbetsprodukt med huvuduppgift att underlätta samarbete och främja produktivitet förstår man varför dess popularitet ökar. Förutom att man kan chatta kan man samarbeta i dokuments samt hålla ljud-, video- och webbkonferenser.

Under en produktiv eftermiddag tillsammans med Värmlandsidrotten hann vi dels gå genom Teams olika funktioner samt diskutera och resonera kring strategi för införandet. Hur man kan tänka för att komma igång på ett bra sätt. Vi hade också en intressant diskussion kring infallsvinklar hur man organiserar sitt samarbete samt om fallgropar man lätt hamnar i vid ett införande.

 

”En viktig insikt var att inte tänka struktur och statisk organisation utan hellre tänka former för samarbete och dynamisk organisation. Vilket ger oss värdefull insikt för att undvika fallgropar och komma igång på ett bra sätt. Workshopen hjälpte oss även att uppnå en samsyn och gemensam målbild internt..” säger Erik Mattsson kommunikatör på Värmlandsidrotten.

Fördelen att vara nära en verksamhet och resonera i grupp gör att man kan ”tänka högt tillsammans” och prova olika idéer direkt. På så vis kan man känna bäringen och identifiera en bra utgångs- eller startpunkt för sin verksamhet och organisation. Något vi tycker vi lyckades med tillsammans med Värmlandsidrotten när vi hade workshop om Teams tillsammans.

Tips inför uppstart

Några av de viktigaste tipsen vi har för den som ska börja med Teams är:

  • Bygg inte hela strukturen på en gång. Teams bygger på grupperingar för samarbete och kanaler är aktiva samarbetsytor som skapas och lever efter det behov av samarbete som finns.
  • Använd Teams till vad det är bra på dvs samarbete. Teams är inte en statisk yta där man från start bestämmer strukturer att samarbeta kring, det är inte heller statisk information eller en fildelningsplats. Fliken filer är för samarbete ej för fillagring. T ex är det ytan där en HR-avdelning samarbetar och tar fram nya mallar och dokument. Delningen med hela organisationen sker någon annanstans när mallen och dokumenten är klara.
  • Låt Teams vara rörligt och dynamiskt. Skapa men arkivera också och/eller ta bort Teams och kanaler efter hand.
  • Undvik att tänka att ni måste ha in all historik från tiden före Teams, skapa hellre ett sökbart arkiv. Det ni bör ha i Teams är bara det som är relevant för det aktuella samarbetet.

Har man punkterna ovan i åtanke kan man undvika några av de fällor som man ser att det är lätt att hamna i inför en uppstart.


Publicerat av:

Anette Stjärnkvist Lönnberg

Leveransansvarig & Key Account Manager anette.lonnberg@smilingworkplaces.com +46(0) 702-580 770