OneDrive filhantering

Vad är OneDrive? Lär mer om Microsofts tjänst här.

Många kunder och användare har funderingar kring vad OneDrive egentligen är. Man undrar också över när man använder det istället för att dela och samarbeta med filer i SharePoint samarbetsytor eller Teams.

Molntjänst

OneDrive är Microsofts molntjänst där du kan:

  • lagra och skydda dina filer på ett ställe. OneDrive är krypterat med SSL.
  • lagra alla typer av filer (enda begränsningen är att de ej får vara större än 10 GB)
  • dela dem med andra. Du slipper stora e-postbilagor istället delar du en länk via e-post, iMessage eller Facebook.
  • nå dem från alla enheter som är anslutna till Internet. Använd telefonen, surfplattan eller datorn för att fortsätta jobba var du än är.
  • synka filer för åtkomst även när du är offline.

OneDrive – ditt personliga utrymme

Man kan tänka sig OneDrive som sitt skrivbord där man har sitt personliga utrymme för lagring. Jag kan dela och samarbeta i filer med andra när jag så behöver.
För gemensam lagring av organisationens eller företagets dokument är ett SharePointbibliotek lämpligare. Är ni många som samarbetar med ett dokument är det också lämpligare att dela det i ett SharePointbibliotek på en samarbetsyta eller i Teams.

OneDrive -för att synka dokument från SharePoint

Om organisationen eller företaget har en Office 365-företagsprenumeration eller använder SharePoint Server 2019 kan ni synkronisera era SharePoint-filer med hjälp av synkroniseringsklienten i OneDrive.  Filerna synkas med en mapp på datorn och går att arbeta med direkt i utforskaren  även när man är offline. När man är online igen synkroniseras alla ändringar automatiskt igen.

Åtkomst offline i OneDrive med filer på begäran

Filerna du sparar på OneDrive är tillgängliga online på OneDrive.com och offline på din dator. Du kan öppna och göra ändringar i dem när du vill, även när du inte är uppkopplad. När du ansluter igen uppdaterar OneDrive onlineversionerna med de ändringar som du har gjort offline. Även om det är smidigt att alltid kunna nå sina filer när man är offline så tar de upp utrymme på datorn. Nu finns det en funktion som gör att jag väljer vilka filer jag vill ha åtkomliga på min dator även offline. En jättebra funktion! Läs mer om funktionen filer på begäran här


Om man aktiverar tjänsten Filer på begäran kan man själv välja och ange vilka filer man vill ha tillgängliga lokalt på sin enhet och vilka som bara ska vara tillgängliga när man är online.

På datorn ser det då ut såhär. De blå molnen är filer man bara kommer åt Online och de med gröna bockar är filer (eller mappar) som även är synkade och lagras lokalt på enheten.

Säkerhet

OneDrive hjälper dig att hantera dina filer på ett säkert sätt. Om något t ex skulle hända med din dator så behöver du inte oroa dig för att förlora viktiga dokument eller foton. De finns ju tillgängliga i din OneDrive. Glömmer du datorn och behöver ändra eller arbeta på ett dokument kan du nå det från vilken annan enhet som helst. Det ligger ju i din OneDrive.
Det finns också en funktion i O365 som gör att det går att ange ett förfallodatum för hur länge en delningslänk till innehållet du delar ska fungera.

Åtkomst och översikt i OneDrive

OneDrive- mina filer

När man öppnar  sin OneDrive når man inte bara sina filer och sitt OneDrive-bibliotek utan i vänstermenyn finns t ex även åtkomst till de SharePoint bibliotek som är delade. Det gör det enkelt och överskådligt att nå filer man arbetar med från ett ställe.  I vänstermenyn kan man även välja olika färdiga vyer för att förutom se sina filer t ex se sånt som delas eller som man själv delar.

I menyn över biblioteket finns olika funktioner som att skapa nytt, ladda upp fil, synka osv. Man ser också om en fil är privat eller delad och det är enkelt att ändra och anpassa om man vill dela eller göra den privat igen.

Man kommer också åt papperskorgen via vänstermenyn.

Om man raderar något hamnar det precis som i ett SharePoint bibliotek i papperskorgen och man kan återställa.

Det finns många bra funktioner att använda när man arbetar med sina filer i OneDrive. En av de funktionerna är t ex att man kan välja att ”spara till senare” för att på ett snabb och enkelt sätt via vänstermenyn hitta de filer som man påbörjat men kanske inte avslutat. Man kan även jobba med flöden, versionshantering etc precis som i ett vanligt SharePointbibliotek.

Lär mer om OneDrive

Behöver du eller din organisation hjälp med att komma igång och jobba på ett bra sätt med OneDrive så hör gärna av er. Vi hjälper gärna till med rådgivning, strategi , förändringsledning och utbildning.


Publicerat av: