Några aktuella uppdateringar i Microsoft 365

Här kommer en liten sammanställning över några av de uppdateringar som Microsoft arbetar med och rullar ut under slutet av 2020 och början av 2021. Vi går bla igenom uppdateringar kring möten i Teams samt Microsoft-sök. Till den senare ger vi också några tips. Håll till godo.

Teams

Ny Microsoft Teams-mötesupplevelse före anslutning

Uppdatering som underlättar vid anslutning till ett möte är nu utrullad meddelar Microsoft. Uppdateringen gör det lättare för dig att välja ljud- och videokällor innan du går med i ett Teamsmöte.  Den nya upplevelsen och användarinterfacet före en uppkoppling behåller videoväxlingen under förhandsgranskningsfönstret och lägger till snabb och tydlig åtkomst till bakgrundsfilter. Alla tillgängliga ljudalternativ är nu tydligt detaljerade till höger om förhandsgranskningsfönstret med möjlighet att konfigurera mikrofon, högtalarvolym, enheter och möjlighet att lägga till ett Teams mötesrum.

Se bild här nedan

Mötesbokning via Outlook

När du som Teamsansvändare organiserar och sätter upp möten via Outlook får du snart möjlighet att sätta, ange alternativ för mötets inställningar. Samma inställningar du känner igen från Teams.

Om du väljer att göra inställningar så kan du här sätta vem som får komma in direkt i mötet, om deltagare ska kunna dela innehåll osv. Samma inställningar du har när du hanterar och sätter upp ett möte från Teams. Om du väljer att inte göra inställningarna så används de deafultinställningar du har för möten i Teams. i din tenant. Du kan fortsatt ändra dina inställningar för mötet i Teams. Både före mötet som under själva mötet.

Den här funktionen är en del av teams-tillägget för Outlook för Windows.

Delad kalender till en kanal

Med den här funktionen kan du och dina användare lägga till appen Kanalkalender i en Teams-kanal när ni använder skrivbordsappen Teams. Kalendern kan inte ses av gäster i teamet utan endast av ordinarie medlemmar i gruppen.

Godkännande i Teams

Godkännanden i Microsoft Teams är ett sätt för dig att effektivisera förfrågningar och processer med ett team eller partners. Dina användare kommer att kunna skapa nya godkännanden, visa väntande godkännanden och se tidigare godkännanden på ett och samma ställe.

Godkännanden inom Teams behöder du och dina användare ha en F3-licens eller högre.

  • Microsoft 365 A1, Office 365 A1
  • Microsoft 365 A3, Office 365 A3
  • Microsoft 365 A5, Office 365 A5
  • Microsoft 365 E3, Office 365 E3
  • Microsoft 365 E5, Office 365 E5
  • Microsoft 365 F3, Office 365 F3
  • Office 365 E1
  • Office 365 E2
  • Microsoft 365 Business Basic
  • Microsoft 365 Business Standard
  • Microsoft 365 Business Premium

SharePoint

Microsoft arbetar också med söken och sökupplevelsen.

Rapporter för insikter och förbättring

‎Microsoft satsar på att uppdatera söken då som Microsoft säger ”.. produktivitet kräver en bättre sökning…”  Vi skulle kanske hellre formulera det som att man vill underlätta för sina medarbetare och användare.  Nu jobbar fler  människor arbetar utanför kontoret och använder olika enheter och verktyg för att få sitt arbete gjort. Oavsett vart och på vilken typ av enhet du och dina kollegor arbetar behöver ni möjlighet att snabbt och enkelt hitta den information ni behöver. Därför kommer nu nya verktyg  att tillämpa för att förbättra er sökupplevelse. Nya förbättringar och ny rapportering kan hjälpa att göra sökningen bättre för dig och dina medarbetare.

‎Efter denna förändring kommer du att kunna upptäcka användningsdata för webbplatssamling via ‎‎webbplatsinställningar‎‎ ,Administration av webbplatssamlingar‎‎ och  ‎‎sökrapporter‎‎. Där du kan komma åt och ladda ned användningsdata för de senaste 31 dagarna samt för de senaste 12 månaderna. ‎

‎Som administratör av Microsoft Search kan du komma åt rapporterna om innehavaranvändningsanalys via Microsoft Admin center under ‎‎Inställningar‎‎, ‎‎Sök och intelligens‎‎  och  ‎‎Insikter‎‎. Rapporterna för användningsanalys på klientnivå. För att komma åt rapporterna klientnivå måste du tilldelas till en av följande roller- sök admin, search editor, global admin, eller global läsare i Microsoft administrationscenter.‎

Läs mer om rapporterna hos Microsoft här

Anpassa innehåll mha av sökrapporter

Identifiera den  information som  dina användarna behöver . Använd rapporter för att ta reda på vad användarna söker efter och gör det lätt att upptäcka.  I en organisation söker användarna efter ett brett spektrum av ämnen som sträcker sig från enkla frågor som kontorsadresser, personalhandbok som till mer komplexa ämnen gällande  arbetsprocesser, regler och policys, teknisk information etc. Engagera rätt målgrupp och innehållsägare för att skapa och lägga upp innehåll som tillgodoser användarnas behov.

Utbilda och uppmuntra också dina medarbetare att bokmärka innehåll och lämna förslag på innehåll de saknar och ge som input till förbättra innehåll för din digitala arbetsplats.

Att tänka på

När du skapar innehåll för din interna arbetsplats så tänk på följande

  • Använd tydliga titlar och beskrivningar
  • Nyckelord och sökord. Genom att koppla lämpliga sökord till sökresultat blir det enklare att hitta det relevanta innehållet. I Microsoft Sök ges förslag nyckelord baserat på rubriken och webbadressen för ditt innehåll. Vilka sökord används?
  •  Utnyttja befintlig taxonomi som organisationen använder.
  • Ett sk reserverat nyckelord är en unik term eller fras som utlöser ett resultat. Till skillnad från andra nyckelord kan ett reserverat nyckelord associeras med endast ett resultat. Använd därför reserverade sökord sparsamt för att tillåta Att Microsoft Sök lär sig baserat på användning.

Inställningar i Microsoft sök

Använd sökinställningar för att skräddarsy ditt innehåll samt för att adressera vissa användare. I Microsoft sök  finns  bland annat följande inställningar:

  • Datum och tid- ange när innehåll ska göras tillgängligt eller ej
  • Använd land eller region för att målgruppsanpassa så att endast vissa användare ser innehållet.
  • Grupper går också att använda för att styra för vem eller vilka ett resultat ska vara tillgängligt.
  • Du kan nu också rikta ven som ska se innehåll baserat på med vilken enhet eller operativ de kommer.

 

Planer och uppgifter

Med start nu i januari 2021 kommer en kopia av vissa Planer-uppgifter att också att lagras i din  E-postlåda. Alla aktiviteter kommer att fortsätta att lagras i Planer-tjänsten så det är inget som försvinner därifrån. En kopia av uppgifter som tilldelas minst en användare kommer att lagras i användarens E-postlåda. Om en uppgift tilldelas flera användare kommer varje användare att ha en kopia av uppgiften lagrad inuti deras individuella postlåda. Ej tilldelade uppgifter kommer inte att kopieras till en postlåda. 

Uppdateringen är ett steg i att än mer integrera To-do och aktiviteter i Planer.

Tips på annan läsning

Break out rooms- grupprum- i Teams

Teams för personligt bruk

Nu kan du styra publicering av nyheter i ditt SharePointintranät!

 

 


Publicerat av:

Anette Stjärnkvist Lönnberg

VD/KAM anette.lonnberg@smilingworkplaces.com +46(0) 702-580 770

Anette jobbar som konsult och rådgivare med både med lösningar i Microsoft 365 som i SharePoint OnPremlösningar. Anette jobbar med olika typer av uppdrag och kunder och trivs bäst när hon kan lösa kunders problem och utmaningar.