intranät-trender-2019

Trender inom intranät och digitala arbetsplatslösningar under 2019

När man pratar om intranät och digitala arbetslösningar tänker de flesta på en plattform som visualiserar en sida som presenterar företagsinnehåll, kalender, rutiner och policys. Utvecklingen av Intranät och digitala arbetsplatslösningar går snabbt framåt och utvecklas till plattformar som kommer göra saker och inte bara presenterar saker. Vi på Smiling Workplaces listar några av de hetaste trenderna som kommer växa starkt under 2019.

Digitaliseringen fortsätter

Det digitala samarbetet fortsätter att öka. Allt fler verksamheter och organisationer upptäcker de nya moderna digitala plattformarna och använder molnbaserade samarbetstjänster. Digitaliseringen av våra arbetsplatser fortsätter i en snabb takt. En begynnande trend är dock att man också inser vikten av och förstår framgångsfaktorn i att ha tydliga riktlinjer om vilka verktyg som ska användas. För att hjälpa sina användare att hitta rätt rätt kanal och målgrupp för sin information. En undersökning genomförd av Telenor visar att det är viktigare med tydliga riktlinjer än att  fritt få välja verktyg själv. Man erbjuder också i en större utsträckning än tidigare utbildning i hur verktygen fungerar. Vi ser att alltmer av budgeten för digitala arbetsplatsen används för utbildning, förändringsledning och aktiviteter för en ökad  användaradoption. En annan trend är att våra roller och uppgifter förändras allt snabbare. Vilket ställer krav på kontinuerlig kompetensutveckling och förändringsvilja. En utmaning i den digitala arbetsplatsen är att kunna erbjuda stöd som kan stötta en alltmer flexibel och agil arbetsplats.

Personalisering

Medarbetarna kämpar i sitt dagliga arbete med att filtrera i det stora flödet av interninformation som många av företagen har. Ständigt kommuniceras det i olika kanaler, det skickas meddelanden i olika plattformar osv. I undersökningar ser man nu att det finns en tendens till trötthet hos individen över att det är så mycket information att försöka hålla sig ajour med och bevaka. Därför är det extra viktigt att vi hjälper individerna att få till sig rätt information, anpassat efter roll eller uppgift samt i rätt ögonblick. En tydlig trend är att gå mot än mer personaliserad information, inte bara vad gäller vilken information utan även i form av kanal och med vad och hur den konsumeras.

Anpassade lösningar för intranät och digitala arbetsplatslösningar kommer i allt högre grad hjälpa medarbetaren att endast få relevant information för att skapa möjligheterna till en effektiv vardag för individen. Moderna plattformar och verktyg ger oss allt bättre möjligheter att utifrån parametrar som roll, intressen och beteenden ge individen den information som krävs för att utföra det dagliga arbetet.

I förlängningen kommer det också innebära att produktiviteten ökar i och med att personalen får rätt information och med kvalité. Smarta, personaliserade lösningar blir en självklar del av den moderna digitala arbetsplatsen.

Den röda tråden

Precis som vi såg på Microsoft Techdays i höstas är det fortsatt tre A:n som genomsyrar och löper som en tråd även när vi blickar framåt i trenderna för 2019.

  • Azure (molnet)
  • AI (och Machine Learning)
  • Automation

Dels är de starka trender i sig själva men är alltmer en del av den tekniska innovation vi ser inom den digitala arbetsplatsen och de tjänster som utvecklas och erbjuds idag och imorgon.

Automatisering

Vi har alla sett hur automatisering på allvar kommit gång och används i verksamheter. Det kommer bli ett fortsatt stort fokus på att automatisera affärsprocesser, i en mycket högre takt än tidigare. Att hantera processer som nyanställning, semesterförfrågningar, godkännandeflöden kommer inte ske manuellt längre utan kommer att hanteras med automatiserade flöden. I allt högre grad kommer man att effektivisera denna typ av processer genom att exempelvis göra godkännandeprocesser helt digitala där ingen behöver vänta på att någon ska godkänna viktiga förfrågningar från medarbetare. Det kommer ske helt automatiskt på ett effektivt sätt, vilket kommer ge stora besparingar för företag och organisationer. I ett företag där man kan effektivisera upp sina interna processer kan man generera en kultur med snabba beslut, vilket medarbetare förväntar sig av sin arbetsgivare idag.

AI och Machine Learning

Artificiell intelligens(AI) och maskininlärning(ML) kommer på riktigt att ta fart, företagen kommer se AI och ML som en hygienfaktor och vi kommer se mycket tydligare krav på funktionalitet och måluppfyllnad från företagen.

AI har redan fått mycket ”buzz” de senaste åren, men det fortsätter att vara en trend att titta på eftersom dess effekter på hur vi lever, jobbar osv bara är i sin linda. AI avser datorsystem som är inbyggda för att efterlikna mänsklig intelligens och utföra uppgifter som erkännande av bilder, tal eller mönster och beslutsfattande. Vi kommer att se alltfler applikationer och lösningar som blir standard i företagen  för att hantera dessa typer av arbetsuppgifter.

Maskininlärning är en delmängd av AI. Med maskinlärning programmeras datorer för att lära sig att göra något de inte är programmerade att göra: de lär sig bokstavligen genom att upptäcka mönster och insikter från data.

Chatbotar

Ett exempel på AI är chatbotar som också är en av de hetaste trenderna under 2019. De flesta av oss har säkert stött på både begreppet och fenomenet chatbot. Enkelt beskrivet är en chatbot ett program som simulerar ett mänskligt samtal med hjälp av automatiserade svar och/eller artificiell intelligens (AI).

Varianter av chatbotar har funnits ända sedan 60-talet, men det är under den senaste tiden med AI och automation som de slagit igenom på riktigt. Applikationer som Microsoft Azures QnA Maker (Smart FAQ /Knowledge Base robot) eller liknande kommer bli standard hos allt fler företag.

Det kommer att bli allt vanligare att man även använder AI, ML och botar internt inom organisationer inte bara i den externa interaktionen med kunder utan även intern med sina medarbetare. Exempel på det är Microsofta QnA Maker men också chatbotar för den interna helpdesken och IT-supporten.  Tänker man till finns det  ett oändligt antal användningsfall för AI och ML.

Botar är på väg att ta över allt större delar av företagens kundservice och det går i en allt snabbare takt. Om bara några år (2020) är det förutspått att 85 % av alla interaktioner med kunder kommer hanteras av chatbots. Frågan är hur stor användning vi kommer att se internt inom organisationer. Kommer att växa exceptionellt och ta alltmer mark under året som kommer.

IoT

IoT eller Internet of Things  har varit ett hett ämne i många år, men användaradoptionen har inte riktigt levt upp till gjorda prognoser. Det finns flera skäl till detta och säkerhetsfrågor har förmodligen gjort några företag tveksamma. Bristen på standarder och  komplexitet dom finns kring IoT är en annan sannolik faktor.

Med mer standardiserade arbetssätt, automation samt genom användande av AI och ML öppnar sig nya möjligheter att ta vara på och använda datan på ett effektivt sätt. Genom att hämta information från sina anslutna enheter kan verksamheter öka takten i den digitala transformationen. Med hjälp av kraftfulla program kan man idag sätta informationen i arbete på ett helt annat sätt än bara för några år sedan. Idag ser man allt fler projekt IoT -projekt där bla Microsoft går i spetsen med den intelligenta plattformen Azure IoT.  Med färdiga mallar, molnbaserad tjänst som erbjuder man ett säkert sätt att ansluta, övervaka och hantera stora mängder av IoT-tillgångar gör man det lätt för organisationer att nu på allvar ta klivet inom IoT.

Augmented, virtual  och mixed reality

Augmented reality (AR) och virtual reality (VR) är två närbesläktade tekniker.
Precis som namnet avslöjar så handlar Augumented Reality om att förbättra eller förstärka verkligheten genom att addera på lager. Den riktiga världen, omgivningen är rummet och AR adderar på lager på verkligheten. Virtual Reality är hundra procent simulerad.

Nu pratas det alltmer om mixed reality som ger möjligheten att uppleva verkligheten på ett helt nytt sätt. Ny och avancerad teknologi inom datorer, grafik och skärmar gör det möjligt att blanda det virtuella med det verkliga. Vi ser praktiska tillämpningar på hur mixed reality och holografi kan användas inom sjukvård, skolor eller industri. Att använda mixed reality gör företagen och organisationerna alltmer kostnadseffektiva. T ex kan allt testas och simuleras innan det utförs. Här är vi bara i början vad gäller tillämpningar och möjligheter med den nya tekniken.

Nya yrkesroller

Ytterligare en trend är att ny teknik i allt högre utsträckning kommer att skapa nya yrkesroller. Artificiell intelligens kommer att förändra morgondagens arbetsliv Yrket och sysslans innehåll kommer att påverka hur den bäst bemannas.

Bygger sysslan på upprepning kommer artificiell intelligens och robotar i de flesta fall vara bättre lämpade än människor att utföra den. När det gäller den typen av sysslor kommer det att försvinna yrkesroller för oss människor.

Men de kommer att ersättas av andra nya yrken. Där det finns något mer variation i uppgifterna där tror man att trenden kommer att gå mot att människor och datorer delar på den typen av yrken och uppgifter.

Det kommer också att komma fram en mängd yrkesroller arbetstitlar som inte existerar i dag. Där tror man att åtminstone åtta av tio av de nya arbetstillfällen kommer att tillfalla människan. De kommer att kräva egenskaper som ännu är unika för oss. Egenskaper som nytänkande, påhittighet och förmågan att lösa invecklade problem. Redan idag ser vi en rad nya roller som dataskyddsombud, IoT-arkitekt etc.

Molntjänster

Vi kommer att se en fortsatt adoption av molntjänster. Molnet har blivit standard när det gäller digital transformation och för att modernisera it-portföljer. En strategi för verksamheter är att hitta besparingsmöjligheter genom att använda sig av molntjänster som erbjuds.

Många företag har tidigare tvekat att anamma molnet pga av mer känslig information. Nu ser vi även en trend där allt fler börjar titta på hybridlösningar för att dra fördel av och nyttja molntjänster men ändå kunna hantera information.

Epitetet Cloud First som Microsoft använder gäller fortfarande och i en allt bredare betydelse. Titta vi t ex på Microsofts Azure tjänster fullkomligt exploderar den i innovativa tjänster och lösningar. Detsamma gäller såklart Amazon och andra molnaktörer. Vi ser inte alls samma snabba teknikutveckling och innovationskraft någon annan stans. Molnet skapar fortsatt möjligheter och nu är verksamheter och organisationer mognare och mer krävande beställare.

Multicloud

Termen Multicloud förutspås bli det nya nytt buzz-ordet under 2019. Med Multicloud menas att det kommer bli allt vanligare är att arbeta med flera leverantörer. Företagen undviker  inlåsningseffekter och kan dra nytta av större flexibilitet jämfört med att vara låst till en leverantör. Det går även hand i hand med en annan trend där vi ser att arbetsplatser, yrkesroller etc blir alltmer snabbrörliga och agila. Då behöver man ha möjlighet att anpassa tjänster på motsvarande sätt.

Edge Computing

Ett nytt begrepp att ha lite mer koll på framåt är det man benämner edge computing (jmf med cloud computing). Med de stora datamängder som behandlas idag kan molnet i vissa fall innebära problem med sk latency (långsamma svarstider). Enkelt uttryckt är edge computing är svaret på det problemet och innebär att man flyttar viss logik och beräkningar närmare objektet där det behöver hända. Edge computing  är optimalt att användas för att bearbeta tidskänslig data på avlägsna platser med begränsad eller ingen anslutning till en centraliserad plats. Här kan tekniken som edge computing fungera som ett mini dataceneter. En trend som också kommer att gagna IoT-trenden.

Transparens

Transparens är inte bara en trend inom digital marknadsföring vi ser det också som en trend i den digitala arbetsplatsen.

Vi tror att det blir alltmer viktigt inom en organisation med transparens också. Både som varumärke externt som internt är det viktigt att bygga starka relationer och bygga tillit. Den digitala marknadsföringen idag behöver vara mer personlig och engagerande. Det för att den ska ha en chans nå ut till konsumenten och i bruset bland hundratusentals budskap. För att kunna hitta rätt behöver vi kunna identifiera och förstå individer och mönster bättre.

Inom en organisation behöver den interna kommunikationen och det interna kulturbyggandet engagera också vara mer personligt på ett motsvarande sätt. Det brukar ges några tips vad gäller digitala trender och vad som engagerar. Ett tips är att information som ges av företagets VD engagerar oss mer än innehåll som är publicerat av  marknadsavdelningen. Ett annat tips är att ta hjälp av chatbots för att skapa relation och ytterligare ett tips är att kommunicera med live-videos. De här tipsen är framtagna med marknadsföringen externt i åtanke men är även applicerbart intern inom en verksamhet och organisation.

Att bygga en företagskultur där man är trovärdig i sin interna kommunikation och det interna relationsbygget är en viktig faktor. Ett sätt att göra det är att vara transparent och kommunicera så att verksamheten känner sig delaktiga.

Samarbetsverktyg

För några veckor sedan kom nyheten om att Microsoft Teams nu gått om Slack i användning. Vi ser att chatbaserade samarbetsverktyg kommer bli ännu mer centrala i organisationernas verksamheter framåt. Men också mot användare och samarbete även utanför organisationen. För att underlätta samarbete och främja produktiviteten. Samarbetsverktygen kommer vara än mer integrerade när man håller ljud-, video- och webbkonferanser. Att samarbeta i dokument och dela filer kommer fortsatt öka.

Tillgängligheten i mobila enheter för att kunna samarbeta oavsett vart man befinner sig kommer fortsatt vara en trend som växer stort. Som medarbetare förutsätter man att kunna kommunicera i sin mobila enhet.

Microsoft Teams är ett av samarbetsverktygen som spås växa stort under 2019 då Microsoft kommer fokusera än mer på att göra Teams till standard applikation för kommunikation.

 

VILL NI VETA MER OM TRENDER INOM INTRANÄT OCH DIGITALA ARBETSPLATSLÖSNINGAR?

Kontakta Anette Lönnberg på 0702-580770 eller anette.lonnberg@smilingworkplaces.com