intranät-tips

Tips på vad medarbetarna kräver av ett intranät

Den digitala arbetsplatsen utvecklas i en snabb takt och medarbetarna ställer därför höga krav. Idag måste en digital arbetsplatslösning vara modern och stödja medarbetarna effektivt, annars kommer inte medarbetarna se någon vinst med lösningen. Genom att använda smarta moduler på intranätet skapas möjligheter att snabbt ge medarbetarna ett stöd i vardagen. Som resulterar i att medarbetarna och slutligen kunderna vinner på det.

Användarupplevelse

De flesta SharePoint intranät och digitala arbetsplatslösningar har idag bra funktionalitet, med saknar ofta ett enkelt och tilltalande gränssnitt. Detta gör ofta att medarbetaren upplever det svårt och krångligt att använda intranätet.

Intranätet måste vara enkel att navigera och lätt att använda, som bjuder in och engagerar medarbetaren i användningen. Tillsammans med det som utgångspunkt gäller det att skapa en användarupplevelse som gör att intranätet utför det medarbetaren behöver i vardagen.

Integration

Utgångspunkten för medarbetarna är den digitala arbetsplatslösningen där alla verktyg måste finnas som användarna har ett behov av. De verktyg och processer som medarbetarna använder måste finnas samlade på ett centralt ställe. Dels genom att personliga arbetsytor som stödjer den enskilda medarbetaren med processer, dokument, uppgifter och projekt. Men även genom globala ytor som alla medarbetare har ett behov utav.

Genom att integrera alla system med intranätet, skapas förutsättningarna till att medarbetarna blir än mer produktiva i vardagen. Det ska vara enkelt och lättillgängligt så att medarbetaren utför arbetsuppgiften snabbare och med högre kvalité.

Effektiv sökfunktionalitet

De flesta medarbetarna klagar över att sökfunktionaliteten inte uppfyller de behov som finns. Ofta jämför medarbetarna med externa sökmotorer, där man som användare oftast får exakt den information man sökt efter på ett effektivt sätt.

På ett intranät måste söken vara snabb och enkel och som levererar svar på de frågor som man letar efter. Genom att koppla samman sökfunktionen med allt innehåll som användaren har behörighet att se, tillsammans med till exempel indexering av dokument, arbetsytor m.m. Med nyckelord och kategorier skapas effektiva sökningar, som stödjer medarbetaren.

Intranätet måste känna mig som användare

Tekniken finns redan som gör att SharePoint intranätet lär känna dig som individ. Vad arbetar du med, vad är du intresserad av, vad behöver du för att utföra dina arbetsuppgifter osv. Med dagens teknik för maskininlärning så persionifieras informationen som är endast avsedd för mig som unik användare i vardagen.

För övrigt ska Intranätet servera medarbetaren relevant information och dölja det som inte är relevant för mig som medarbetare. Idag har de anställda högre och högre krav på att få relevant information presenterad. Till exempel även med hjälp av AI.

Bra och engagerande innehåll

Innehållet måste därför hålla hög kvalité som gör att medarbetarna ser vinster med att ta del av informationen. För att intranätet ska engagera och behålla besökarna måste organisationen arbeta strategiskt med dessa frågor. Till exempel på hur man uppnår bra och engagerande innehåll är att ha ägare på innehållssidor, som automatiskt blir påminda 1-2ggr per år för att se över och eventuellt revidera innehållet. Så att informationen är frisk och relevant hela tiden.

Framför allt måste organisationen ständigt arbeta med intranätet för att skapa förutsättningar som gör att medarbetarna blir engagerade. Med andra ord måste ni som företag investera i intranätet för att skapa konkurrensfördelar.


Publicerat av: