Tips-intranät-sharepoint

Tips på när SharePoint intranät måste förändras

Användandet minskar

Att mäta intranätet på SharePoint eller Office 365 är väldigt viktigt, för att se hur medarbetarna tar hjälp av intranätet i vardagen. Mätningen bör ske övergripande för att få en bild av hur intranätet används. Mätningen måste även ske på en mer detaljnivå. För att se om funktionerna används eller inte.

Om intranätet har lite trafik och medarbetarna inte nyttjar funktionaliteten som ett stöd i vardagen, då är det ett tydligt tecken på att åtgärder behöver göras. Går det för långt och att medarbetarna inte ser vinsten med intranätet, då måste organisationen agera snabbt.

Intranätet är inte mobilt

Ett intranät måste stödja alla typ av mobila enheter, för att skapa en digital arbetsplats som stödjer medarbetaren. Är intranätet inte mobilt så riskerar användarna att inte nyttja lösningen helt enkelt. Idag är medarbetarna rörliga och då måste intranätet ge det stödet.

Att ett intranät är mobilt är en hygienfaktor och därför är det viktigt att tillgodose det behovet och det faktiska kravet som de flesta medarbetare har. Om inte intranätet är mobilt så måste organisationen snabbt agera på det, för att säkerställa hur man ska nyttja SharePoint på ett smart sätt som öppnar upp för en modern arbetsplats.

Innehållet är gammalt och uppdateras inte

En viktig framgång är att tillhandahålla relevant innehåll som är relevant för medarbetaren. Organisationer har ofta massvis med information som inte underhålls vilket gör att informationen inte används. Ett intranät måste ha tydliga ansvariga för innehållet, där det finns processer som hanterar revisioner av innehållet varje kvartal eller halvår. Utifrån besöksstatistiken bör även en övergripande revision ske varje år, av allt innehåll på intranätet.

Sökfunktionen levererar inte effektiva svar

Som individ är man idag bekväm med att effektivt kunna söka sig fram till svaret som man letar efter, detta måste vara enkelt. Framför allt måste sökningen snabbt ge användaren svaret på det man söker efter. Annars riskerar användaren att inte ta hjälp av intranätet.

När sökfunktionaliteten används lite är det ofta ett tecken på att man inte får svar på det man söker efter. Dels måste den övergripande strukturen på intranätet vara användarvänligt och tydligt för att hitta information. I kombination med detta så är det av otroligt stor vikt att sökfunktionen indexerar och hämtar all information på intranätet i text och i dokument. Så att det kan presenteras tydligt för användaren när man söker.

Intranätet är på en gammal SharePoint version

Om intranätet är på en gammal version av SharePoint, riskerar organisationen att missa mycket av den moderna och smarta funktionaliteten. Tyvärr har många företag idag inte en strategi för hur intranätet ska följa med i versionsuppdateringarna.

Många företag sitter exempelvis kvar på SharePoint 2013 vilket även skapar säkerhetsrisker, då Microsoft inte supporterar versionen längre. Därför är det viktigt att hela tiden följa med i utvecklingen.


Publicerat av: