Tips-Microsoft-Teams

Tips för digitala möten i Teams

Här delar vi med oss med några tips för digitala möten samt  några svar på frågetecken som vi märker dyker upp kring Teams. Här är också en länk till en mycket bra snabbguide du hittar hos Microsoft. Klicka här för att öppna pdf. 

Vanliga frågor

Måste man ha Office 365 för att använda Teams? 

Nej det måste man inte. Det finns en kostnadsfri version av Teams.
Om du inte har ett Teams-konto och organisatören tillåter det kan du ha möjlighet att ange ditt namn för att ansluta till mötet som gäst.
Komma igång med Teams- videoutbildning hos Microsoft

Varför kan inte vi bjuda in deltagare utanför organisationen? Det ska man ju kunna göra.

En administratör behöver aktivera gäståtkomsten innan du kan bjuda in gäster.
Läs mer på vad Microsoft skriver om Gästmöjligheter i Teams här.
Gäster som bjuds in  måste ha ett arbets- eller skolkonto för Office 365. Om gästen ännu inte har ett Microsoft-konto som är kopplat till deras e-postadress, kommer de att visas rätt så att de kan skapa ett sådant konto utan kostnad.

Varför får inte jag ett mötesnummer med att ringa in på när jag skapar möten i Teams? Det är praktiskt för några av mina mötesdeltagare att kunna ringa in via ett telefonnummer.

Det är en egen licens för den funktionen som behöver aktiveras/läggas till på ditt konto. Ta upp det med din administratör.

Det blir så mycket störande bakgrundsljud när alla ansluter digitalt från olika enheter, kan jag påverka det?

Ja, du kan stänga av deltagarnas mikrofoner. Till god mötes-sed tillhör att man stänger av sin mikrofon när man inte själv behöver prata. Det kommer också förbättringar i Teams som innebär att det kommer brusreducering när du pratar för att filtrera bort störande bakgrundsljud.

Varför hamnar alla gäster i lobbyn och jag måste släppa in dem i mötet?

Det är inställning som du själv kan göra i Teams där du bestämmer hur du vill ha det. Läs mer här

Kan vi dela skärm i ett Teamsmöte?

Ja det kan ni, det är enkelt och smidigt att dela samt att växla vem som delar. Du kan välja på att dela skrivbord eller fönster beroende på syfte och behov. Det går också numera att dela en PowerPoint så att den är redigerbar och navigerbar för deltagarna i ett möte. Läs mer här.

Måste jag sitta vid en dator för att ansluta till ett Teamsmöte? 

Nej Teams fungerar från flera olika enheter som mobiltelefon eller läsplatta. Du kan öppna  ett Teamsmöte på flera olika sätt bla via appen eller via en webbläsare. Man kan hålla digitala onlinemöten enskilt, i grupp eller via direktsända händelser.

 

Mötesetikett digitala möten

  • Stäng av ljudet på din mikrofon när du inte är aktiv och talar själv.
  • Låt folk tala till punkt, dra ned tempot något så att alla känner att de kan komma till tals. Repetera och kontrollera att ni uppfattat varandra rätt.
  • Skicka ut inbjudan i tid och med tydlig agenda och syfte. Se över innan mötet kring vilka som tackat ja eller nej så att du har koll. Var förberedd när du ska leda ett onlinemöte.
  • Svara på de inbjudningar du får så att den som bjudit in vet vad hen kan förvänta sig.
  • Starta och avsluta ett möte i tid. Kom i tid till mötet.
  • Om du leder ett möte, stäng antingen din e-postprogramvara eller inaktivera nya meddelandevarningar för att undvika störningar,
  • Ställa aktiva och klargörande frågor vid behov.
  • Presentera dig och tänk på att i stora möten kan det vara bra klargöra att det är du som talar.
  • I Teams kan du ”blurra” bakgrunden. Om du har igång kameran och t ex deltar på mötet hemifrån så kan du sudda det som syns runt omkring dig. Här är länk till hur du gör bakgrunden oskarp i teams.

Mer tips och läsning om Teams

Kom igång med Microsoft Teams

Nu finns Microsoft Teams även för Linux

Roller i Teams

Öka produktiviteten med Microsoft Teams och SharePoint


Publicerat av:

Anette Stjärnkvist Lönnberg

VD/KAM anette.lonnberg@smilingworkplaces.com +46(0) 702-580 770

Anette jobbar som konsult och rådgivare med både med lösningar i Microsoft 365 som i SharePoint OnPremlösningar. Anette jobbar med olika typer av uppdrag och kunder och trivs bäst när hon kan lösa kunders problem och utmaningar.