Smart sökning i SharePoint och O365

Lär dig söka smartare med den nya moderna sökningen i SharePoint och O365.

Den nya moderna sökupplevelsen hittar du längst upp i flera av programmen i Microsoft 365. Sökrutan visas när du är inloggad i Office 365. Den nya söken ger många fördelar och nyttjar smarta funktioner i O365 för att lättare hitta det du behöver och söker under din arbetsdag.

Klassisk och modern vad skiljer?

SharePoint har nu både en klassisk och en ny modern sökning. De skiljer sig åt på flera sätt.

I den klassiska sökfunktionen ser flera användare i stort sett samma resultat av en utsökning. Det som eventuellt skiljer är baserat på deras accessrättigheter på sidor och filer. Den modern sökningen är personlig och resultaten du ser skiljer sig från vad andra kan se, även när du söker efter samma ord. Resultaten visas innan du börjar skriva i sökrutan och resultatet uppdateras när du skriver.

Båda sökupplevelserna, klassisk och modern, använder samma sökindex för att hitta resultat. Så den moderna sökupplevelsen visar endast resultat från standard resultatkällan. Om du ändrar den och kanske tillfälligt tar bort ett sökresultat så påverkas båda sökupplevelserna.

I den klassiska söken kan du som är administratör påverka och vikta resultat för att användarna ska hitta viktigt innehåll. Du kan inte arbeta på samma sätt i den moderna sökningen, den använder bokmärken (bookmarks) för att uppnå samma mål.

Som administratör är du van att kunna anpassa den klassiska söken och hur sökresultatet presenteras. Det kan du inte göra på samma sätt i den nya moderna söken. Här får du arbeta på andra sätt. Det kommer en rad nya funktioner som kommer att ge flera olika möjligheter. Läs mer om det längre ned.

Sökresultaten i Moderna sökningen

De resultat du får när du gör en sökning är relevanta för vilket program du arbetar med. Söker du t ex från SharePoint hittar du webbplatser, sidor och filer och inte e-post som du däremot hittar när du söker från Outlook. Söker du från Bing får du sökresultat både från webben och din organisation. Vill du söka efter en person så går du till SharePoint startsidan eller Office.com och skriver deras namn.

Det kan ta ett tag för dina användare att förstå hur den nya söken fungerar. Så vi rekommenderar att informera och utbilda så att man känner sig trygg och har bäst nytta av den Moderna sökningen.

Fördelar med den nya moderna söken

Den nya moderna söken nyttjar smarta funktioner och AI för att de användarna den bästa upplevelsen baserat på personliga behov. Genom att knyta samman smarta tjänster och flera delar av O365 underlättar den för dig i din arbetsdag.

  • Personlig. När du skriver i sökrutan får du förslag baserat på tidigare aktiviteter. När resultatet väl listas så sorteras det efter relevans för dig som person och användare.
  • Lättare att hitta dokument och filer du samarbetar med andra i.
  • Du kan lättare ge anpassad och riktad information som dina användare behöver för att utföra uppgifter. Ett exempel kan vara att du kan rikta in dig på specifika grupper, till exempel nyanställda.
  • Den är under ständig utveckling och förbättring.
  • Lätt att komma åt att söka då den finns nåbar i flera av dina O365 program, och kommer att dyka upp i fler.

Kommande förbättringar och utveckling av moderna söken

Som alltid när Microsoft rullar ut nya funktioner är de ganska slimmade som start. Sedan förbättrar man och vidareutvecklar dem över tid. Baserat på beta-användning, önskemål och feedback.

Några bra grejer som är på gång nu eller under utveckling är bla

  • att du kommer att kunna anpassa och påverka sökresultat. Det kommer stöd för anpassade resultatsidor och webbdelar som gör att du kan skapa en ny anpassad sida för sökresultat i SharePoint.
  • du kommer att kunna webbdelar utvecklade med SharePoint Framework för att utöka sökfrågor.
  • med hjälp av ett nytt sök API för Microsoft Graph kan du anpassa, utöka och utveckla applikationer ovanpå Microsoft Sökning.
  • du kommer som användare att få förslag på stavning. Sökfunktionen föreslår rimliga ersättningar för ord som troligtvis har stavats fel.

 

Läs mer om vad som händer i denna intressanta bloggartikel

Vill du ha hjälp med att komma igång, förstå och dra bästa nytta av Microsoft sök så hör av dig till oss på Smiling Workplaces.


Publicerat av:

Anette Stjärnkvist Lönnberg

VD/KAM anette.lonnberg@smilingworkplaces.com +46(0) 702-580 770

Anette jobbar som konsult och rådgivare med både med lösningar i Microsoft 365 som i SharePoint OnPremlösningar. Anette jobbar med olika typer av uppdrag och kunder och trivs bäst när hon kan lösa kunders problem och utmaningar.