Oktoberfest i M365

Microsoft fortsätter att ständigt utveckla och förbättra stödet för den digitala arbetsplatsen. Hösten 2020 är inget undantag. Det har av naturliga skäl varit stort fokus på Teams och prestanda under våren och sommaren. Nu ser vi även mer kring hur vi kan jobba säkert på distans men också tankar och idéer med åtgärder för hur du och dina kollegor ska kunna må bra i en ny och för många påtvingad arbetssituation.

Det känns också som att Microsoft nu också börjar komma igång och ifatt med andra funktioner och uppdateringar som vi längtar efter. Personligen tycker jag att gränssnittet i SharePoint blir allt bättre och roligare att använda på en rad olika sätt. Även hur jag ser att AI flyttar in med alltmer smarta funktioner inne i mina Officeprogram.

Varje dag stötar jag som användare på bra och intuitiva funktioner som förenklar arbetet.

Listor och bibliotek

I listor och bibliotek kommer flera bra uppdateringar. Bland annat följande.

Snabbredigeraläget

Öppna menyn alla objekt till höger i ditt fönster, här kan du nu välja hur du vill ha radhöjden i snabbredigeraläget. Den här inställningen kan hjälpa till att göra vyn mer överskådlig när man redigerar listan.

fsat höjd på rad i SharePoint

Under utrullning nu i oktober är att vänstra kolumnen ligger fäst kvar när du scrollar horisontellt i en lista med många kolumner. Microsoft gör även förbättringar av användargränssnittet. Du ser nya rutnätlinjer, temafärgfält på sidan av listobjekten, en  knapp för att skapa nytt objekt  längst ner i snabbredigeringen samt uppdaterade rullgardinsmenyer för kolumnrubrikerna.

Du kan även numera välja flera objekt och redigera dina  listobjekt eller dokumentegenskaper på en gång, dvs du kan redigera flera objekt som en bulkåtgärd.

Kolumner

En annan bra funktion på listor och bibliotek  är att om du vill ändra ordningen på kolumnerna kan du numera dra och släppa dem direkt i gränssnittet. Supersmidigt och enkelt. Fungerar i alla lägen, inte bara i snabbredigera. Lägger till kolumner och väljer typ av innehåll gör du också lättare direkt från gränssnittet numera. Klicka på plustecknet och välj i drop-downmenyn som öppnar. Det introduceras också efterhand nya kolumntyper att välja på.

Inställningar på dina kolumner gör du lätt från sidan. Klicka på uppe i listen på kolumnen och välj menyalternativ som passar den åtgärd du vill göra.

Beroende på kolumntyp kan du välja olika typer av visuella formateringar.

Välj det som passar och lägg till eventuella villkor. Testa dig fram och hitta vad som passar dig och dina behov.

 

En Microsoft sida med övergripande information om hur du kan jobba med kolumner hittar du här.

Microsofts Lists

Alla väntar vi ju på att utrullningen av Microsoft Lists ska komma till oss. Här kommer vi att få en uppsjö av nya bra funktioner och möjligheter. Se video om den efterlängtade appen här.

Helt magiskt bra! Jag har redan en uppsjö av användarfall och behov jag vill vänta in denna app för att lösa. Kolla även Microsofts produktsida på denna länk.

 

Mer om bibliotek

I ett bibliotek kan du göra det mesta från användargränssnittet som tex att förhandsgranska ett dokument.

Numera finns även funktionen att fästa filer högst upp i biblioteket för att underlätta för dig som användare. Du kan också byta namn på filen direkt här. Lägg märke till att vilka verktyg som visas i listan ändras beroende på om du markerat objekt i biblioteket (eller listan) eller om det gäller hela.
Om du klickar på alla dokument längre till höger kan du ställa in hur du vill se biblioteket. Där kan du även jobba med vyer. Om du hoppar ytterligare ett steg så kan du öppna en panel med filterinställningar.

Även här i panelen finns en fästa funktion.

 

Sök i bibliotek

Precis som på alla andra ställen i SharePoint samt som i apparna så söker du i toppen av sidan. Du får förslag direkt du börjar skriva i sökrutan.

Om du inte vet exakt vad filen du heter söker kan du använda *.

Söken söker både i titel som i dokumentens innehåll.  Längst ned på sidan kan du också välja att utöka söken att omfatta hela webbplatsen.

Teams

En höstnyhet i Teams är att du ni kan ställa in så att det bara är du som organisatör som kan gå direkt förbi lobbyn. som ny lobbyinställning. Microsoft lägger till ”Endast jag” som ett alternativ till ”Vem kan kringgå lobbyn?” i mötesalternativinställningarna. Det lanseras också förbättringar av Teamsmötesupplevelsen för Safarianvändare. En tidigare förbättring är också att antalet möjliga mötesdeltagare har ökat till 300.

I Teams kan man också nu ställa in Tillsammansläge under Fler åtgärder och  Galleri. Där finns även stort galleri, bägge alternativen är nu ute som förhandsversion.

Hjälp att avrunda dagen

I Teams kommer även en funktion där du som användare kan schemalägga en ”virtuell pendling”. Den medför inte några virtuella buss-, bil- eller tågresor men är tänkt att  påminna dig  om att arbetsdagen är på väg att ta slut och också  föreslå uppgifter för att varva ned och rensa huvudet. Ett sånt förslag skulle kunna vara att flytta några to-do uppgifter till nästa dag osv

Office

Du kan nu tilldela uppgifter med hjälp av @mentions direkt i Word och Excel. Den här funktionen lanserades i somras för Word och Excel för webben. Tilldelade uppgifter som skapas på detta sätt kommer också att visas i Planner och ”Att göra” (to do) i framtiden.Det här är ett bra sätt att få dina kollegors uppmärksamhet, använd även funktionen  i Teams, Outlook  etc.

 

Behöver du och din organisation hjälp att mappa er verksamhets behov mot smarta funktioner i Microsoft 365? Hör av er så hjälper vi gärna till.


Publicerat av:

Anette Stjärnkvist Lönnberg

VD/KAM anette.lonnberg@smilingworkplaces.com +46(0) 702-580 770

Anette jobbar som konsult och rådgivare med både med lösningar i Microsoft 365 som i SharePoint OnPremlösningar. Anette jobbar med olika typer av uppdrag och kunder och trivs bäst när hon kan lösa kunders problem och utmaningar.