Microsoft-Teams-SharePoint

Öka produktiviteten med Microsoft Teams och SharePoint

Kontorsarbetare spenderar stor del av sin arbetstid till uppgifter som inte är produktiva, vilket grundar sig i att företaget och organisationen inte har digitaliserat arbetsplatsen. Det beror ofta på att organisationen inte är förändringsbenägen och medarbetarna arbetar på ett sätt som man alltid har gjort.

Att digitalisera är ett viktigt och strategiskt arbete, så att företaget blir affärsmässigt konkurrenskraftigt men också för att attrahera nya talanger och nya kunder. I ett digitaliseringsarbete är det viktigt att hitta arbetssätt och processer som gör att verksamheten ständigt förändras och förbättras. Ledarskap och kultur är även helt avgörande områden för att kunna lyckas med digitaliseringen av arbetsplatsen.

Hur ser en arbetsvecka ut för en kontorsarbetare?

International Data Corporation, McKinsey har gjort studier som visar på att många organisationer kan öka produktiviteten genom modern teknik. I studien har man tittat på vad kontorsarbetare utfört för typ av arbetsuppgifter och i vilken omfattning av arbetsveckan som man spenderat på arbetsuppgifterna:

  • 28% läsa och besvara mail
  • 19% söka och samla information
  • 14% Kommunicera och samarbeta internt
  • 39% rollspecifika uppgifter

Microsoft Teams och SharePoint möjliggör en ökad produktivitet

Genom att digitalisera med Microsoft Teams och SharePoint skapas möjligheterna att öka produktiviteten när man skapar en modern digitalarbetsplats. En arbetsplats som har effektiva processer som stöds av modern teknik, skapar fina förutsättningar till att medarbetaren kan lägga sin arbetstid på uppgifter som skapar ett värde. Enligt studien ovan kan till exempel produktiviteten ökas med 25-35% genom att använda rätta digitala verktyg när man ska kommunicera och samarbeta internt.

Tips på ökad produktivitet med Microsoft Teams:

Microsoft Teams är ett bra exempel på verktyg för att minska antalet mail internt i organisationen men även externt med kunderna. Att kommunicera via Teams är väldigt enkelt och tillgängligt oavsett vilken enhet man använder eller vart man än befinner sig.

  • Sätt en tydlig strategi och plan för hur Teams ska användas internt och externt.
  • Utbilda samtliga användare, oavsett om man är användare, administratör eller extern användare.
  • Skapa tydlig struktur i Teams så att medarbetarna och kunderna upplever det enkelt att kommunicera och samarbeta.
  • Kopplas samman Teams med funktionalitet som stödjer samarbete, till exempel dokumenthantering.

Tips på ökad produktivitet med SharePoint:

SharePoint är plattformen som ofta ligger till grund för att digitalisera arbetsplatsen. Med ett intranät på SharePoint skapas förutsättningarna till att fokusera på medarbetarnas verkliga behov i vardagen. SharePoint hjälper därför till att digitalisera arbetet genom smarta upplevelser och lösningar. Till exempel när när medarbetarna ska söka och samla information, samarbeta internt och externt m.m. I studien ovan kom man fram till att en modern och effektiv sökfunktion kan öka produktiviteten med 30-35%.

  • Analysera medarbetarnas behov i vardagen men också kundernas behov.
  • Börja identifiera 10 arbetsuppgifter som tar onödig tid från medarbetarna och automatisera dessa.
  • Använd standardfunktionalitet i SharePoint så långt det går, för att inte låsa eller begränsa den digitala tekniken.
  • Skapa ett intranät som är globalt med företagsinformation och lokalt utifrån affärsområde, roll eller liknande.
  • Koppla på smarta moduler som effektiviserar processer som personalkatalog, onboarding, kvalitetssystem m.m.

Publicerat av: