Våra-experter

Några fakta om lagring i SharePoint

Visste du att du kan lagra upp till 30 miljoner objekt eller filer i en SharePointlista eller ett bibliotek?

SharePoint är inte bara en intranätplattform utan har också en mycket kraftfull dokumenthantering. Med versionshistorik, rättighetshantering och obegränsade möjligheter att skapa anpassningar för dig och ditt företag. SharePoint är plattformen som ger dig  kontroll över både lagring och delning av information och kommunikation. Med platser anpassade för samarbete skapas de ytor du och ditt företag bäst behöver för lagring och bearbetning av information. Versionshantering och rättighetsstyrning fungerar inte bara på filer och dokument utan går också att använda listor.

Inte bara en plats för lagring

Många börjar eller har börjat använda SharePoint som en fildelningssajt.  Man ser snabbt fördelen att lagra sina dokument och filer i SharePoint med inbyggda funktioner för dokumenthantering.

Det man inte får glömma är att plattformen adderar ytterligare funktionalitet i form av stöd för samarbete och kontroll och styrning av dokument. Versionshanteringen har väl de flesta hört talas om men det finns också stöd för policys som informationssäkerhetsklassificering och bevarandeprinciper. Med lagring av information i SharePoint får du stöd för hela informationens livscykel. Från arbete med utkast, godkännande och publicering som till hur informationen får behandlas och hur länge den är giltig.

Plattformen ger också ett utmärkt stöd för samarbete med och kring information och dokument. Det går också att redovisa tydliga ägare till dokument och information.

Säkerhet

En annan fördel med att ha sin information och dokument lagrade i SharePoint är säkerheten. Visste du t ex att allting krypterat när du jobbar i SharePoint?  Förutom behörighetsstyrning på dokument, sidor och bibliotek i SharePoint  kan du skapa regler som till exempel att vissa filer aldrig går att skicka i ett mejl utanför din organisation.

Genom att använda SharePoint för lagring av styrande dokument och delning av dem därifrån undviker du också att flera samtidiga versioner cirkulerar i några mejltrådar.

Sökbarhet

Genom att ha information och dokument lagrade i SharePoint görs det sökbart från ett ställe för hela organisationen. Behörigheter styr så att varje användare får se sitt resultat. Jag ser bara det jag får se eller rättare sagt det som är relevant för mig.  Microsoft arbetar kontinuerligt med att förbättra sökupplevelsen och använder intelligenta funktioner som ytterligare anpassar och hjälper respektive användare. Både i intranätet, bibliotek och listsökning som i Officepaketet och övriga appar i O365.

När det gäller bibliotek och listor är deras vyer också optimerade för de vanligaste användaraktiviteterna. Aktiviteter som kopiera och flytta filer, fästa dokument, lägga till filer som länkar, filtrera och sortera samt tillämpa formatering på kolumner.

SharePoints startsida och Delve är andra exempel på hur jag får den information som är relevant för mig snabbt tillgänglig.


Publicerat av:

Anette Stjärnkvist Lönnberg

Leveransansvarig & Key Account Manager anette.lonnberg@smilingworkplaces.com +46(0) 702-580 770