Tips-Microsoft-Teams

Mötesetikett i onlinemöten

Vi ger några snabba tips att tänka på när man möts online i Microsoft Teams, Zoom etc.

Profilbild

Det kan vara trevligt att uppdatera och lägga till sin profilbild. Om uppkopplingen är dålig så att video ej fungerar som planerat så får ändå övriga mötesdeltagare en personligare koppling till dig med en bild där de ser hur du ser ut. Tänk på att inte ”spexa” till det när du väljer bild. Hur kul det än känns just då, så kan det ändå vara störande och ta fokus från mötet. Har sett ett antal sådana exempel på sista tiden.

För att lägga till eller ändra din profibild i Teams så öppnar du Teams och klickar uppe till höger på den aktuella profilbilden och ändra bild.

Är du inbjuden som gäst i ett Team har du inte samma möjligheter . Bilden du lägger till här uppdateras för alla Office 365 -appar. För att lägga till bild i Zoom – klicka på Profil när du är inloggad i Zooms webbportal så kommer inställningar upp och där kan du också byta bild.

 

Bakgrund i videomöten

I både Teams och Zoom kan du välja egen bakgrund i din video för mötet. Beroende på mötes karaktär och syfte kan det vara bra att tänka till. Visst är det roligt med alla bakgrunder som finna och alla bakgrunder man själv kan fixa. Använd dem anpassat och med eftertanke. I några mötesfall är kankse den blurrade/utsuddade bakgrunden det bästa alternativet. För mer ”interna och mer familjära” möten blir val av bakgrund en kul snackis. man kan köra teman och roliga grejer. Att lägga till egna bakgrundsbilder är också en trevlig möjlighet.

En annan sak att tänka på är att man inte sitter så att man kommer i sk ”motljus”. Ha hellre en vägg bakom dig än ett fönster där dagsljuset kommer in.  När du håller ett möte kan du också stänga av inkommande video.

Det kan t ex vara en bra ide om du upplever att mötet håller lite sämre kvalitet

Ljud

En bra tumregel är att alltid se till att man är i tyst läge (mutad) när man ansluter i ett möte och att man fortsatt är det när man inte själv behöver prata. Då slipper övriga mötesdeltagare störas av allehanda bakgrundsljud. Man kan även ändra inställningen för andra mötesdeltagare och stänga av ljudet för dem (de kan självklart aktivera ljudet igen). Detta är en bra funktion om kanske en mötesdeltagare t ex blir ropad på och avviker en stund och då glömmer stänga av sitt ljud. Börjar hunden skälla eller något annat väsen uppstår kan man hjälpa till och stänga av ljudet.

Sänk ner ljudet om du har igång andra ljudkällor i rummet när du sitter i möte. Så skapas du en något lugnare ljudbild för övriga deltagare.

Räck upp handen

För att undvika att prata i munnen på varandra så utse en moderator(om det behövs) och använd handuppräckning i Teams. Fördela sedan ordet och du slår på ditt ljud (mikrofon) när det är din tur. När man startar ett möte kan det vara bra att gå igenom några enkla mötesregler – för att underlätta och låta alla komma till tals- då kan detta vara en av de reglerna.

Ett tips är att lägga  med dem som en text i mötesinbjudan där man beskriver syfte med möte, agenda osv.

 

Håll koll på tiden

Respektera tiden och ha koll på ditt möte. Din och dina mötesdeltagares tid är värdefull. Fråga direkt i början av mötet om det är någon som ev behöver lämna mötet tidigare så att du kan se till att prioritera om agenda vid behov.  Om du håller ett möte så starta upp det i tid så att du lämnar utrymme för eventuella tekniska problem. Om du ska delta i ett möte tänk lite samma sak – se till att ha lite marginal. Ha ditt ljud avstängt när du ansluter och avbryt inte alla med ett ursäkta att jag är sen. Utan det kan du ta när det är din tur att få ordet.

Stäm av tidsåtgång och mötets progress under mötet så att alla deltagare blir medvetna. Det är lätt att man i detta nya allt vanligare mötesforum tappar lite känslan för tid. Disponera om innehåll och omfattning om det behövs så att tiden respekteras. Det är bättre att boka nya fördjupade möten, avstämningar med rätt målgrupp och personer  än att låta hela mötet kidnappas och bli ett annat möte än det som du planerat och tänkt.

Lika viktigt som det är att starta mötet i tid är det också att runda av och summera mötet i tid.

 

Mer om möten och Teams
https://smilingworkplaces.com/blogg/tips-for-digitala-moten-i-teams/

Läskvitton, handuppräckning och andra funktioner i Microsoft Teams


Publicerat av:

Anette Stjärnkvist Lönnberg

VD/KAM anette.lonnberg@smilingworkplaces.com +46(0) 702-580 770

Anette jobbar som konsult och rådgivare med både med lösningar i Microsoft 365 som i SharePoint OnPremlösningar. Anette jobbar med olika typer av uppdrag och kunder och trivs bäst när hon kan lösa kunders problem och utmaningar.