Läskvitton, handuppräckning och andra funktioner i Microsoft Teams

Som vi alla vet så uppdaterar Microsoft ständigt de olika delarna i Microsoft 365, vi tittar lite närmare på vad som händer och har hänt i Teams. Några tips för möten och chattar kommer också. Nyheter kring de olika funktionerna i Teams och Microsoft 365 kan man följa i Microsofts Roadmap.

Möten i Teams

Nästan över en natt har videokonferenser blivit en stor del av vårt dagliga liv och vårt arbete. Runt om oss  lär sig kollegor, vänner och familj  att samarbeta och mötas med hjälp av digitalisering genom teknikens kraft.  Idag möts vi köksbord, hemmakontor etc på helt nya sätt för att både ha affärsmässiga som privata möten. Microsoft Teams, som ingår i Microsoft 365, har blivit ett alternativ som många använder.

Handuppräckning i Teams

En ganska ny funktion i Teamsmöten är handuppräckning,

För att tala om att jag har något att säga, utan att man pratar i munnen på varandra kan jag räcka upp handen.

Det syns då på det här viset i listan av deltagare. Speciellt i lite större möten eller möten man vet kan bli diskussionsintensiva och man vill försäkra sig att alla som vill får göra sin röst hörd kan detta vara ett bra sätt att försäkra sig om det.

 

Åtgärder i Teamsmötet

I teamsmötet har du olika alternativ i menyn som öppnar sig om du klickar på de tre punkterna som syns i listen.

Vi går igenom lite vad som gömmer sig bakom de olika alternativen.

Under enhetsinställningar gömmer sig en inställning man kanske inte tänker på. Här kan du bestämma och ställa in om deltagarna på mötet ska kunna använda alternativet privat visning av en presentation du delar, dvs om de i sin vy ska kunna bläddra fritt i materialet.

Du hittar det längst ned under inställningar för ljud och kamera.

Under ett möte kan du använda funktionen mötesanteckningar  för att samla ihop beslut och viktiga punkter från mötet.

Du kan använda dem för en dagordning på mötet och för att följa upp punkter. De finns tillgängliga före, under och efter mötet.

Under mötesinformation ser du och kan kopiera mötesinformationens detaljer.

Man kan bla hitta lokala telefonnummer anpassade efter från vilket land man ansluter ifrån.

Valet bakgrundseffekter använder du när du använder video på ditt möte. Du kan växla mellan video eller bild under pågående möte.

teams-meny-bakgrund

Du kan välja att ”blurra” bakgrunden eller välja en bakgrundsbild.

välj bild i Microsoft Teams

Lite beroende på mötet kan vi tycka att neutrala bilder eller blurrad bakgrund är bäst i mer formella möten för att få fokus på vad som sägs eller diskuteras. Medan man i mer informella och privata möten kan ha mer fantasifulla effekter i form av livligare bakgrundsbilder. Vi har i en bloggartikel även delat hur man lägger till egna bakgrundsbilder, en funktion som också är på väg att rullas ut enligt Microsoft. Till dess använd vår guide för att lägga till egna!

Förutom de vi nu gått igenom kan du spela in mötet, stänga av inkommande video samt avsluta mötet för alla deltagare.

Val vid anslutning till ett möte

När du ska ansluta ett möte i teams kan du välja några olika inställningar. Video på eller av, mikrofon på eller av. Vi brukar alltid ha mikrofonen av och trycker bara igång den efter behov. För att undvika onödiga bakgrundsljud och störningar i mötet.

I vissa fall kan det vara en fördel för en deltagare att ansluta med ljudet av och istället ha det via telefonen. Det finns nu under andra anslutningsalternativ.

 

Chatten i Teams

En funktion som nu är på väg att rullas ut är möjlighet till läskvitton i privata chattar. Med ett läskvitto kan du som avsändare veta om ditt meddelande nått alla mottagare.

Ur ett compliance perspektiv kan du nu säkerställa  och bevara information elektroniskt även när det gäller chattmeddelanden i Teams.  Organisationer kan behöva bevara alla meddelanden relaterade till ett specifikt ämne eller för vissa individer. Nu finns stödet i Teams och Microsoft aktiverade det för privata kanaler i februari.

Privata kanaler gör det möjligt för användare att skapa kanaler med riktad publik inom ett Teams. Man kan skapa en privat kanal genom att välja ”Privat” under sekretessinställningarna för den nya kanalen. Ett användningsområde kan vara där du samarbetar med en leverantör eller en kund i en samarbetsyta med chat, filer etc  i Teams men vill kunna kommunicera till ditt eget  interna team på ett säkert sätt och i samma kontext.

En annan intressant och användbar funktion som kommer är att du kan använda Flow för att notifiera enskilda individer i Teams.

 

Åtgärder i chatten Teams

Om du vill göra det lättare att hitta och organisera  privata chattar i Teams använd fäst funktionen.

För att hitta menyn med val tryck på de tre prickarna som visas efter namnet i vänstermenyn i ditt Teamsfönster.

Du kan t ex också bli aviserad när en kontakt du vill ha tag på blir tillgänglig.

 

Vill du veta mer om hur du och dina medarbetare kan använda Teams för ert dagliga samarbete internt och med kunder så hör gärna av dig till oss.

Nedan listar vi några blogginlägg som även de kan vara till hjälp.

Uppdateringar och nyheter i Microsoft Teams

Lägg till din egen bakgrund i Teams

Kom igång med Microsoft Teams

Tips för digitala möten i Teams

 


Publicerat av:

Anette Stjärnkvist Lönnberg

VD/KAM anette.lonnberg@smilingworkplaces.com +46(0) 702-580 770

Anette jobbar som konsult och rådgivare med både med lösningar i Microsoft 365 som i SharePoint OnPremlösningar. Anette jobbar med olika typer av uppdrag och kunder och trivs bäst när hon kan lösa kunders problem och utmaningar.