Kom igång med Microsoft Teams

Microsoft Teams är ett nav för samarbete, där kontakter, innehåll och verktyg som teamet behöver kan samordnas för enklare kommunikation och bättre effektivitet. Varje Team har i sin tur olika kanaler eller samarbetsytor, som är bra för att hantera olika projekt som genomförs av respektive Team. Skapa dina team och börja samarbeta med några enkla klick.

För er som redan har O365 är det enkelt och snabbt att komma igång. Här följer en guide hur ni går till väga.

Hitta och öppna Teams

Börja med att klicka på våfflan i din O365 miljö. Då öppnar sig ett fönster som listar de appar du har tillgång till.

Klicka på Teamsikonen för att öppna Teams.
Tips! När du öppnat Teams så passa på att högerklicka på ikonen nere i aktivitetsfältet och välj att fästa den där. Då har du en snabb genväg att använda sedan.

När du klickat på ikonen och öppnar Teams ser du de Teams som finns skapade och delade med dig och organisationen. De listas i menyn till vänster. Alla Team kan ha en eller flera sk kanaler. Alla Teams har alltid kanalen Allmänt som är en bra startpunkt.

Delta via vänstermenyn

För att delta i ett Team och en konversation så klicka på teamet för att öppna det. Kommunikationen sker i inlägg i de kanaler som finns i Teamet. Vanligast och mest använd är kanalen Allmänt som alltid finns som start. Fliken där man skriver och chattar heter Inlägg.

Har man ett nytt ämne, en ny konversation så skrivet man ett nytt inlägg i nästa tomma ruta. Vill man delta eller svara i en konversation som redan är igång svarar man i tråden under. Det står Svara och det är bara att skriva.  Genom att göra så får man en lite bättre översikt. Du kan även gilla och tycka till om någon annans inlägg genom att ställa pekaren i textrutans höra övre hörn, då dyker det upp lite symboler och olika alternativ.

Redigera meddelande

Man kan ändra, ta bort och redigera inlägg man skrivit. Om man ställer markören i textrutans högra hörn så dyker dels en rad symboler upp men också en meny som man öppnar Genom att klicka på de tre punkterna men får fram bredvid symbolerna.

Skapa ett Team

Saknas det Team du behöver?  Gör då såhär för att skapa ett. Längst ned i vänstermenyn finns funktionen för att skapa ett nytt Team. Olika organisationer har lite olika strategier kring om alla får skapa Team eller om de hellre ser att man beställer ett. Om det är det senare som gäller så har du inte tillgång till funktionen att skapa Team.

Klicka där så öppnas sedan nästa steg

I nästa steg efter att du klickat på Skapa team får du ange hur du ska skapa Teamet.
Är ni nya och inte har någon annan uttalad strategi så välj att skapa ett från grunden.

Sedan anger du om det ska vara ett Team synligt för alla eller om det ska vara ett mer privat Team.

När du angett vilken typ av Team det ska vara får du äntligen namnge ditt Team.
Du kan också ange en beskrivning så att andra kan förstå vad syftet är med just det här Teamet.

I nästa steg efter att Teamet fått namn bjuder du in dina kollegor från din organisation och även externa (gäster) som du vill samarbeta med. Detta kan du även göra efter att ett Team har skapats.Det går även att redigera och ändra teammedlemmar i ett befintligt Team. Så det är inte katastrof om du inte vet vilka alla är som ska komma åt Teamet, det går att justera efter hand.

Nu är ditt Team klart att användas.

När teamet är skapat finns det även hjälpfunktioner tillgängliga på starten. Under textfältet finns en meny med olika alternativ att välja bland.

Dela filer i Teams

I varje kanal finns fliken filer som är ett bibliotek där ni kan dela och samarbeta i dokument och filer.

Här kan ni skapa nya dokument, ladda upp befintliga dokument etc . Man kan även dra och släppa in filer i sitt bibliotek.

Chatt i mindre format

Om du bara ska prata, eller samarbeta med några färre deltagare kan chatten vara det bättre alternativet. Du hittar den i vänstermenyn ganska högt uppe. Öppna den och sök upp namnet på den du vill chatta med. Går att lägga till mer än en person.

Till höger finns också verktyg för att starta videomöte, ringa samtal eller dela skärm. Alla praktiska verktyg i det dagliga samarbetet. Smidiga och enkla att använda.

Skapa möten i Teams

Du skapar möten i Teams antingen via menyn till vänster eller via din kalender.

Möte som skapas via Teams.

Har ni Teams i organisationen brukar man också kunna skapa Teamsmöte direkt från sin Outlook-kalender.

Möte via Outlook.

Mer avancerade inställningar

Följ de Teams och kanaler du är aktiv inom och som är aktuella. Vilka teams du följer hanteras under dina inställningar. Som ägare till ett Team kan du ställa in vilka rättigheter användarna ska ha, utöver det kan din Office 365 administratör begränsa rättigheter i Teams både på användarnivå och organisationsnivå.

I varje kanal finns även möjlighet att använda sig av flera olika flikar förutom Inlägg, filer och Wiki man får med från början. Du  även lägga till andra flikar och verktyg som är användbara för Teamet eller projektet. Till exempel kan OneNote vara ett bra alternativ för anteckningar, Planner för att tilldela aktiviteter och Microsoft BI för rapporter kopplade till olika projekt och Teams.

Vill du påkalla uppmärksamhet och notifiera en kollega så ange @före hens namn när du skriver i chatt eller inlägg.


Då uppmärksammas kollegan med en notifiering.

Microsoft har bra hjälp att tillgå

Se även Microsofts introduktionsfilm för Teams: här.

Den inbyggda hjälpen i Teams är också en bra utgångspunkt.

 

Tips från vår webb

Ytterligare artiklar om Teams från vår webbplats.

Roller i Teams

Nu finns Microsoft Teams även för Linux

Öka produktiviteten med Microsoft Teams och SharePoint

8 fördelar med Microsoft Teams

 


Publicerat av:

Anette Stjärnkvist Lönnberg

VD/KAM anette.lonnberg@smilingworkplaces.com +46(0) 702-580 770

Anette jobbar som konsult och rådgivare med både med lösningar i Microsoft 365 som i SharePoint OnPremlösningar. Anette jobbar med olika typer av uppdrag och kunder och trivs bäst när hon kan lösa kunders problem och utmaningar.