Hantera dina avtal i SharePoint och Microsoft 365

Använd SharePoints och Microsoft 365:s styrkor och förtjänster och hantera dina avtal på ett säkert och smidigt sätt.  Med Smiling Workplaces modul för avtalshantering kommer du snabbt igång med att hantera dina avtal och deras livscykel. Modulen Avtalshantering innehåller de vanligaste funktioner som efterfrågas i system för avtal.  Standardutförandet använder SharePoint och Power Automation.

Med hjälp av modulen Avtalshantering så:

  • Förvaltar ni era avtal. Automatiska påminnelser ger full kontroll när det är dags att omförhandla eller säga upp ett avtal.
  • Gör ni era avtal sökbara och tillgängliga från alla enheter.
  • Styr ni vem som ser och kan göra vad med inbyggt stöd för roll- och användarbehörigheter.
  • Skräddarsys vyer och visningar för översikt utefter roll, aktivitet och behov.
  • Ges möjlighet att tillhandahålla uppdaterade och aktuella mallar för era olika avtalstyper.
  • Arkiveras och hanteras era avtal utefter de efterlevnadsregler ni satt upp.
  • Undviker ni extra kostnader och intäktsbortfall genom att ange bevakningspunkter som automatiskt påminner ansvariga personer.
  • Ges även möjlighet att koppla på verktyg för digital signering.

I modulens grundinförande ingår:

  • Uppsättning av dokumentcenter eller bibliotek
  • Konfigurering av kolumner kopplade till bibliotek
  • Uppsättning av dokumenttyper
  • Status på dokument
  • Ansvarig kopplad per dokument
  • Datum kopplat till dokument
  • Flöde för notifiering och åtgärd av dokument
  • Metadata kopplat till dokument som id, kund, avtalsansvarig, utgångsdatum, kategori etc
  • Vy för admin
  • Vy för avtalsansvarig
  • Behörighetskontroll
  • Arkivering av avtal
  • Manual och utbildningsmaterial
  • Demo och utbildning

Avtalshantering för att minska kostnader

Att hantera avtal i en verksamhet kräver stora administrativa resurser. Om du och din verksamhet redan använder Microsoft 365 har ni den plattform och de verktyg ni behöver för att komma igång. Ni bestämmer själva vilka avtal och vilken information ni vill hantera. SharePoints inbyggda behörighetsstyrning används för att säkerställa vem som får se vad. Med hjälp av notifiering så påminns avtalsansvariga när ett avtal behöver förhandlas om, förlängas eller avslutas.

Säkerhet i Microsoft 365

Microsofts molntjänster är säkra, juridiskt trygga samt flexibla och skalbara. Genom att nyttja Microsofts tjänster ges du och din verksamhet möjlighet att fokusera på er kärnverksamhet. Microsoft skapar säkerhet och integritet genom att kombinera säkerhetsfunktioner i sin programvara med de säkerhetsåtgärder som finns i de olika datacentren. Tjänsterna är också certifierade enligt säkerhets- och revisionsstandarder. Man har också anslutit sig till Safe-Harbor principerna för databehandling och uppfyller därmed krav på personuppgifter den svenska personuppgiftslagen har på företag utanför det Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

Läs mer om Microsoft och säkerhet här.

 

Vill du veta mer om hur du och din verksamhet kan använda Microsoft 365 och SharePoint för era avtal så hör av dig till oss.

Du kanske också är intresserad av vår modul för kvalitets- och verksamhetssystem? Läs om vår modul QMS här.


Publicerat av:

Anette Stjärnkvist Lönnberg

VD/KAM anette.lonnberg@smilingworkplaces.com +46(0) 702-580 770

Anette jobbar som konsult och rådgivare med både med lösningar i Microsoft 365 som i SharePoint OnPremlösningar. Anette jobbar med olika typer av uppdrag och kunder och trivs bäst när hon kan lösa kunders problem och utmaningar.