SharePoint-dokumenthantering

Dokumenthantering i SharePoint

SharePoint erbjuder dig och dina användare ett ändamålsenligt stöd för en effektiv och säker dokumenthantering. Vilka är då fördelarna med att ha sin dokumenthantering i SharePoint? Här kommer vi att presentera några av de fördelar vi och våra kunder ser med plattformen.

Inbyggt stöd för versionshantering

När versionshantering är aktiverat i din SharePoint lista eller ett bibliotek kan du lagra, spåra och återställa objekt i en lista och filer i ett bibliotek när de ändrats.

Versionshantering, tillsammans med andra inställningar, till exempel utcheckning, ger dig ett kontroll över det innehåll som publiceras. Man kan jobba med utkast och versioner av dokument och t ex låta hela versioner vara tillgängligt för alla medan redaktörer arbetar med utkast.

Du kan använda versionshantering för att:

  • Spåra versionshistorik på filer eller objekt. Med versionshanteringen aktiverad kan du t ex se när ett objekt eller en fil har ändrats och vem som gjort själva ändringen
  • Återställa till tidigare versioner. Om den aktuella versionen är skadad eller om du föredrar en tidigare version kan du byta ut den mot en tidigare version. Den återställda versionen blir den nya aktuella versionen.
  • Visa en tidigare version. Du kan jämföra versioner utan att ändra eller återställa version. Om du visar versionshistoriken i ett Microsoft Office-dokument, t ex en Word- eller Excel-fil, kan du jämföra de två versionerna och se vad som har ändrats.
  • Spåra eventuella ändringar eventuella egenskaper. Versionshantering låter dig också se om egenskaper (information om filen) har ändrats.

Godkännandeflöden

Med dokumenthantering i SharePoint har du också ett inbyggt stöd att använda för godkännande och publicering av dokument. Denna funktion är ofta använd i arbete med olika styrande dokument med en utpekad informationsägare som t ex i den QMS-modul vi tillhandahåller.

I många organisationer används utkast medan filer utvecklas och sedan huvudversion när filen är klara att publiceras för en bredare publik. Då konfigurerar man så att endast filens ägare och personer med tillstånd får godkänna filer till en ny version. Man sätter också upp vilka som får se och arbeta med utkast. Vanliga användare ser och tar del av senast publicerad version. Godkännandeflödet ser till att den som ska godkänna ett utkast får en notifiering när det är klart för granskning och eventuell publicering.

Att samarbeta i och kring dokument

Man kan samarbeta och redigera samtidigt i sina Officedokument. Vilket är uppskattat av många av våra kunder när de t ex arbetar fram något gemensamt som ett flödesschema eller en projektplan. Att kunna nyttja samma verktyg för samarbete som det du hanterat dins dokument i är en enorm fördel.

Med dokumenthantering i SharePoint har du också tillgång till ytor och funktioner för samarbete. Relevanta dokument presenteras och bearbetas i rätt sammanhang. Lär dig mer här om att lagra, samarbeta och dela online.

Nyttja inbyggda mallar och funktioner

Med dokumenthantering i SharePoint erbjuds du som användare ett antal mallar och funktioner som t ex godkännandeflöden och versionshantering. Det gör det lätt att komma igång. Biblioteksvyerna är anpassade för de vanligaste aktiviteterna man gör när man arbetar med dokument.

Ett sätt att arbeta strukturerat med dokument i SharePoint är ett använda sk Document Set. Ett Document Set eller en dokumentuppsättning är en grupp relaterade dokument som du kan hantera som en enskild enhet. Det kan vara dokument som tydligt hör ihop på något sätt, med gemensamma egenskaper.

Fördelen med dokumentuppsättningen är att den organiserar flera relaterade dokument i en enda vy där de kan bearbetas och hanteras som en enda enhet. Du kan skapa en sådan dokumentuppsättning i ett enda steg för att senare definiera egenskaper och metadata. Typiskt exempel när en dokumentuppsättning är bra är t ex arbete med projekt, offerter och avtalsprocesser etc.

Vi hjälper dig

Hör av dig till oss om du vill ha tips och råd om hur du och din organisation kan nyttja SharePoint för dokumenthantering. Förutom fördelarna ovan så erbjuder plattformen säkerhet, kryptering, funktioner för bevarande och informationssäkerhet. Tillsammans med ett responsivt gränssnitt och anpassade appar för samarbete.

Vi utbildar också dig och dina användare så att ni på bästa sätt kan nyttja och ta del av de fördelar en dokumenthantering i SharePoint innebär.


Publicerat av:

Anette Stjärnkvist Lönnberg

Leveransansvarig & Key Account Manager anette.lonnberg@smilingworkplaces.com +46(0) 702-580 770