Det här att arbeta hemifrån

Hos många företag ökar nu andelen personer som arbetar hemifrån. Det är hos många så också att företag som traditionellt inte har tillåtit medarbetarna att arbeta hemifrån nu gör det. Det har blivit och kommer med allra högsta trolighet bli en del av det nya normala. När och vad det nu än blir.

Många arbetstagare ser en fördel i att fortsatt kunna arbeta i alla fall delar av sin tid hemifrån. För arbetsgivare kan det innebära att se över och anpassa arbetsplatserna till en mindre personaltäthet på plats. Det är dock viktigt att ha i åtanke att även om det passar många att arbeta hemifrån så är det inte självklart möjligt för alla. Man kanske inte bor så att man har möjlighet att ha en fungerande plats att kunna arbeta ifrån hemma. Infrastruktur och förutsättningar kanske inte finns.

Gränsdragning

Gränser mellan arbete och fritid kan suddas ut och avståndet mellan medarbetare kan också att öka. Vi har också arbetsgrupper som inte kan arbeta hemifrån utan måste vara på plats av olika skäl. Avståndet mellan den typen av arbetare och andra grupper riskerar också att öka om man inte har den fysiska anknytningen via arbetsplatsen. Hitta digitala mötesplatser och olika incitament som kan föra de här grupperna samman samt stärka kultur och gemensamma varumärket. Har alla medarbetare tillgång till den digitala arbetsplatsen via någon form av enhet? Tänk på att lägga ut information samt driv kommunikation i kanaler och via enheter som inkluderar alla.

Som arbetsgivare har man ett ansvar för arbetsmiljön som gäller oavsett om medarbetaren är på arbetsplatsen eller arbetar hemifrån.  Den vanligaste utmaningen är att det blir svårare  att ha en naturlig kontakt med medarbetare. En del av oss kan känna oss isolerade en annan utmaning är just hemarbetsplatsens utformning. Den kanske inte alltid inte är den bästa. Det senare kan leda till värk i rygg, nacke och axlar. Använd era digitala verktyg och schemalägg och uppmuntra till pausgymnastik. Se till att lägga in pauser och bensträckare i digitala möten och sammankomster.

Se också till att de anställda har en så bra arbetsmiljö som möjligt med höj och sänkbara bord, bra skärmar, tangentbord. arbetsbelysning och annat stöd. I de fall man inte har en lämplig hemmiljö så kanske det finns andra möjligheter till arbetsplats i närheten av hemmet utan att behöva pendla. Undersök möjligheter i den anställdes närmiljö och se om det går att hitta alternativ. Det kan vara värt att hjälpa till att ordna säkra transporter till arbetsplatsen för de som behöver. Hör dig för med dina anställda om någon av dem eller deras nästrående tillhör riskgrupp. Om så, ta extra hänsyn till det och förebygg.

Några saker som kan vara till hjälp:

  • Ha en tät dialog med dina medarbetare. Anpassa metod, verktyg för att mötas baserat på medarbetare och situation. vad är hen mest bekväm med.
  • Kom ihåg vikten av att vara social och synlig.
  • Håll regelbundna avstämningar gällande arbetsmiljö och hur det fungerar.
  • Anpassa arbetsplatsen vid behov. Ta hjälp av er företagshälsa eller annan expert för att ge medarbetarna bästa råd och tips.
  • Hjälp dina medarbetare med rätt utrustning och utgå från individens behov.
  • Utbilda dina medarbetare i de digitala verktyg och plattformar ni har.
  • Tänk på att informera på flera olika sätt och flera olika kanaler för att säkerställa att alla får samma information.
  • Uppmuntra och exemplifiera hur ni kan samverka.
  • Var prestigelös och ta dig tid.
  • Pausgympa och raster i digitala sammankomster
  • Friskvårdstimme.
  • Anpassa transport till och från arbete om det behövs.

Säkerhet

Att arbeta på ett säkert sätt är både

  • hur vi arbetar och mår fysiskt och psykiskt
  • men också att vi har de verktyg och det stöd vi behöver för att samverka på ett säkert sätt.

Kan jag samverka och göra mitt arbete enkelt men ändå säkert så gör det tillvaron så mycket enklare. Sätt upp en digital arbetsplats som gör det lätt för medarbetarna att göra rätt. Idag finns bra stöd och bra möjligheter att göra just det. Läs mer om det här.

Arbetsdagens slut

Påminn när arbetsdagen börjar närma sig sitt slut så att det blir en avrundning. I Microsoft Teams kommer en funktion där du som användare kan schemalägga en ”virtuell pendling”. Den medför inte några virtuella buss-, bil- eller tågresor men är tänkt att  påminna dig  om att arbetsdagen är på väg att ta slut och också  föreslå uppgifter för att varva ned och rensa huvudet. Ett sånt förslag skulle kunna vara att flytta några to-do uppgifter till nästa dag osv.

Det är så lätt att man bara fokuserar på teknik och verktyg när man pratar om att arbeta hemifrån och den digitala arbetsplatsen. Men det är så mycket mer än så.

Schemalägg om möjligt  information och mejl så att de till största del kommer på arbetstid. Uppmuntra dina medarbetare att faktiskt koppla ned/logga ut från arbetet för att minska stress.
En bra funktion som är på gång är att växla över till ett hem eller privat konto i Teams när arbetsdagen är slut. Läs mer om det här.

 


Publicerat av:

Anette Stjärnkvist Lönnberg

VD/KAM anette.lonnberg@smilingworkplaces.com +46(0) 702-580 770

Anette jobbar som konsult och rådgivare med både med lösningar i Microsoft 365 som i SharePoint OnPremlösningar. Anette jobbar med olika typer av uppdrag och kunder och trivs bäst när hon kan lösa kunders problem och utmaningar.