automatisera-processer-sharepoint

Automatisera med SharePoint

Många företag har återkommande manuella processer som medarbetarna lägger mycket arbetstid på. Genom att automatisera manuella processer sparar man som företag mycket tid och tar bort flaskhalsar i organisationen. Med en automatiserad process minskar man även risken för att felaktigheter sker och på så sätt säkrar kvalitén på ett bättre och effektivare sätt.

Med implementering av automatiserade processer skapas effekter i hela organisationen. För HR kan det till exempel innebära att hela processen för kompetensutveckling blir digitaliserad i SharePoint, så att man får en helt digitaliserad utvecklingsplattform. Eller att medarbetarna har automatiserade flöden för utläggsredovisning som automatiskt blir granskade utifrån vilken roll medarbetaren har med ett inbyggt kontrollsystem. Med andra ord så att ansvarig chef inte behöver godkänna manuellt.

En bättre kundupplevelse

Den stora vinsten med automatisering är att tid frigörs för medarbetarna, som då istället kan fokusera på kunderna och övriga kollegor i organisationen. Genom att effektivisera ges det möjlighet att frigöra arbetstid till att skapa ännu bättre erbjudanden och upplevelser.

Att som företag skapa bättre upplevelser för både medarbetare som kunder kommer att gagna organisationen. Det blir en bidragande faktor att göra ert företag konkurrenskraftigare och bättre.

SharePoint som plattform för automatiserade processer

SharePoint är en effektiv plattform för att förenkla, automatisera och förändra processer. Som plattform har SharePoint styrkan att snabbt kunna automatisera arbetsflöden och processer. Som är anpassade för alla typ av enheter som desktop eller mobil.

Genom att koppla SharePoint till PowerApps och Microsoft Flow ökas förutsättningarna än mer för att automatisera processer. Enligt rapporten The total economic impact of PowerApps and Microsoft Flow som är framtagen av Forrester, är effektivitetsvinsten per medarbetare upp till 15% av arbetstiden. Med andra ord är ROI (Return on Investment) väldigt bra på kort tid.

Påbörja automatiseringen

Alla företag har olika nivåer av digitaliseringsgrad på sina processer. Därför är det viktiga att hitta ett nuläge och en plan framåt för att påbörja arbetet. Sammanfattningsvis handlar det om att börja i liten skala, så att arbetet påbörjas så att man kan börja mäta ROI.

  • Kartlägg vilka processer som finns
  • Prioritera processerna
  • Plan för digitalisering av processerna
  • Börja digitalisera 1-2 processer
  • Mät ROI

Tips

Det kan vara svårt att veta vart man ska börja. Ett tips är att hålla det enkelt, undvik att överanalysera eller fastna i hur en processkarta ska se ut. Tänk också att ni kan automatisera delar, eller vissa steg av en process för att komma igång och börja utvärdera.

Några sätt att tänka när man prioriterar processer är när man identifierar flöden där det är:

  • Risk att det lätt blir fel eller missat pga mänskliga faktorn.
  • Arbetsuppgifter som uppfattas som betungande eller rent av tråkiga
  • Hitta era flaskhalsar. Flöden där en eller få personers tillgänglighet lätt gör att det stoppar upp eller blir fördröjt.

Var därför öppen för att prova och glöm inte att kommunicera nyttan i organisationen. Berätta varför ni automatiserar delar av arbetsuppgifter och hur det gagnar även medarbetarna. Frigjord tid kan också ge tid för nya mer stimulerande arbetsuppgifter. Man läggar tiden på rätt saker.


Publicerat av: