Arbeta offline i O365

I tider där vi arbetar hemifrån, har digitala möten etc händer det också att vi inte är uppkopplade hela tiden. Dels för att vi inte är på kontoret och kanske inte har samma möjligheter hemma, det kan också vara så att de nät vi använder är hårt belastade och därför inte fungerar som de brukar. Hur gör man då för att arbeta offline och sedan få arbetet och informationen online igen? Vi går igenom några exempel som vi hoppas kan vara till hjälp.

Spara automatiskt

När du är online så är spara automatiskt aktiverat. Ändringar sparas automatiskt under tiden du arbetar. Om du vid någon tidpunkt tappar internetanslutningen synkroniseras eventuella väntande ändringar så snart du är online igen. Men tänk på att om ni är flera som redigerar och samarbetar i ett dokument samtidigt så är funktionen spara automatisk inaktiverad.

Synka med OneDrive

Med hjälp av appen OneDrive kan du synkronisera filer mellan datorn och molnet så att du kan komma åt dina filer var som helst. Från datorn, mobilen och till och med via webbplatsen OneDrive på OneDrive.com.  För att jobba offline så öppnar du och arbetat med filerna via OneDrive. Du kan arbeta med synkroniserade filer direkt i Utforskaren och komma åt dina filer även när du är offline. När du är online synkroniseras alla ändringar som gjorts automatiskt. Lär mer om OneDrive här.

Synkronisera som val i menyn i ett bibliotek.

Om du inte har OneDrive så finns information om hur du gör för att installera och konfigurera OneDrive på denna länk.

Ikonerna i OneDrive

Du kan välja om du inte vill synka alla filer lokalt på datorn, kan vara bra för att spara plats. Du kan också dela filer med andra. Ikonerna i OneDrive ger en snabb översikt.

Lär mer om ikonernas betydelse i OneDrive här.

Följ det som är intressant för dig

Om du när du jobbar i bibliotek, med filer på interna webbplatser etc väljer alternativet att följa så är det också lättare att hitta sedan när du ska arbeta från OneDrive offline. Följer gör du genom att trycka på stjärnan som visas uppe till höger.

Klicka på stjärnan för att följa. Den blir då fylld och texten ändras till Följer.

När du följer webbplatser kan du snabbt navigera till bibliotek på dessa webbplatser från OneDrive . Du sparar filerna du arbetar i lokalt när du arbetar offline och de synkas automatiskt när du är online igen.

Arbeta offline i Outlook

Det är inte bara med filer och bibliotek man kan arbeta offline, utan även med Outlook kan du arbeta offline för att undvika anslutnings avgifter eller förhindra att Outlook försöker att skicka och ta emot meddelanden via en långsam nätverks anslutning. Inget skickas dock förrän du kommer online igen och det kan vara bra att göra en extra koll att inget ligger kvar och har fastnat i utkorgen.
Du kan också ange hur mycket av mejlhistoriken du också vill kunna komma åt offline. I inställningarna drar du ett reglage till önskad tid, t.ex. Alla, 12 månader, 6 månader, 3 månader eller 1 månad. Läs mer om det här.

Arbeta utan uppkoppling i Teams

Det går inte att köa upp konversationer och arbeta offline som du kan göra med mejl. Det du kan arbeta offline med är filerna. Filerna är SharePoint bibliotek som du kan synkronisera, följa och nå via OneDrive .

Microsoft arbetar på att förbättra användarupplevelsen i Teams när man är offline.

Arbeta från olika platser och från olika enheter

En annan tolkning av att vara offline är att du är utanför arbetsplatsen av någon anledning. Använder du O365 har du bra stöd för mobilitet och åtkomst från olika typer av enheter. Du kan använda Office 365 appar för en bra användarupplevelse från din mobila enhet. Vilken säkerhetslödning och policy din organisation har kan påverka möjligheterna att nå intern information från mobila enheter.

Läs mer om den mobila och digitala arbetsplatsen på länkarna här:

Den digitala arbetsplatsen
Digital arbetsplatslösning på Office365 och SharePoint
Mobilt intranät
Dokumenthantering SharePoint


Publicerat av:

Anette Stjärnkvist Lönnberg

VD/KAM anette.lonnberg@smilingworkplaces.com +46(0) 702-580 770

Anette jobbar som konsult och rådgivare med både med lösningar i Microsoft 365 som i SharePoint OnPremlösningar. Anette jobbar med olika typer av uppdrag och kunder och trivs bäst när hon kan lösa kunders problem och utmaningar.