Arbeta med listor i SharePoint och O365

I SharePoint används listor på många olika sätt för att skapa nytta för dig och din verksamhet. Det kan vara semesterlistor, listor för aktiviteter och uppföljning, register över kunder eller bibliotek med avtal där du får påminnelse om när de är dags att förnyas. Det går att kombinera listor med varandra med uppslag för att bygga mer avancerade funktioner.

Listfunktionerna kan användas på många olika sätt beroende på  mängden data och hur den ska delas och bearbetas  i organisationen. Med hjälp av listor kan du organisera, dela och spåra information. Du kan även med hjälp av vyer och villkor anpassa information och utseende för olika målgrupper, aktiviteter och behov.

I en lista eller i ett bibliotek kan du kan lagra upp till 30 000 000 objekt eller filer. Vyer används för att filtrera innehållet i listor på olika sätt. Se upp med listvyer som närmar sig 5000 objekt då vyer som överstiger det antalet objekt kan skapa låsningar mot databasen.

Vad är en lista i SharePoint?

I SharePoint använder du listor på många olika sätt och med olika syften. Listor ger bra funktioner för dig och dina medarbetare att organisera, kommunicera och arbeta med information. De kan se ut på många olika sätt beroende på den typ och mängden av information. Listor kan anpassas och kombineras på olika sätt beroende på vad du vill uppnå.
Kalendrar och bibliotek är också listor och du kan även anpassa dem med egna kolumner efter behov.

Skapa en egen lista

När du skapar upp en webbplats i SharePoint skapas inte listor upp och läggs till default. Du väljer och avgör själv vilka listor du behöver och vill ha. Det finns ett antal färdiga att lägga till och du skapar och anpassar även lätt egna. För att skapa en lista så klickar du på kugghjulet uppe till höger på webbplatsen och välj webbplatsinnehåll. Inne på sidan klickar du sedan på nytt och väljer lista i den meny med alternativ som öppnas.

Det finns två val på sidan som öppnas för att skapa listan, Nytt eller Från en befintlig lista.

 

När listan är skapad kan du börja anpassa den med egna kolumner. Det finns också möjlighet att koppla Flöde och PowerApps till din lista. Bägge dessa appar i O365 återkommer vi till lite längre ned på sidan. På listor kan du även välja att koppla aviseringar.

För att lägga till kolumner kan du klicka på snabbredigera och sen på plustecknet till höger om befintlig kolumn i listan.  Du väljer sedan typ, fyller i  nödvändig information och sparar.

Det finns ett antal kolumntyper att välja och kombinera utefter ditt behov och dina önskemål. Lär dig mer om kolumner i SharePointlistor här.

Lär mer om hur du skapar och arbetar med listor i SharePoint här.

Listor och appar i O365

Det är vanligt att man kombinerar listor och bibliotek med Flow eller flöden. Du använder appen för att konfigurera arbetsflöden, det kan t ex vara olika typer av godkännandeflöden.  Någon ska godkänna den slutgiltiga versionen av ett styrande dokument eller du har ett godkännandeflöde i en semesterlista. När du klickar på Flöde i toppen av listan och väljer alternativet att skapa ett nytt flöde så läses ett antal mallar och färdiga flöden in. Du väljer då det flödes alternativ som bäst passar ditt aktuella behov. Förutom de färdiga mallarna kan du naturligtvis skapa egna flöden. Lär mer om flöden i bibliotek och listor här.

Med Power Apps skapar du appar till dina listor.  Power Apps kan t ex användas för anpassa en SharePoint-listas formulär utan att behöva skriva traditionell kod. Ändringarna i formuläret bäddas in i SharePoint-listan och görs åtkomliga för  alla listans användare. Power Apps kan användas för en rad olika saker och är ett sätt att förbättra användarens upplevelse. Fördjupa dig om Power Apps och dess möjligheter här.

Våra moduler QMS och OnBoarding är typiska exempel på hur listor och bibliotek används tillsammans med Flöden och Power Apps för att skapa nytta för dig och din verksamhet.

Metadatanavigering i stora listor

Du kan med hjälp av metadatanavigering i en lista eller ett bibliotek visa en trädkontroll till vänster på sidan av webbplatsen.  När du skapar trädet visas en struktur och hierarki med mappar och hanterade metadatatermer som dina användare kan välja i för att filtrera vad som visas. Genom att du konfigurerar metadatanavigering på listan underlättar du för användarna att hitta, söka och filtrera innehåll. Om du inte hittar inställningar för att hantera metadata på ditt bibliotek kan du behöva aktivera det på webbplatsens inställningar först.

Arbeta med listor på din webbplats

Använd webbdelar för att presentera listor och deras innehåll på din SharePoint webbplats. Med det moderna gränssnittet i SharePoint är det lätt för dig och dina medarbetare att bygga upp och presentera innehåll på ett för användarna attraktivt sätt. Redigera och lägg till webbdelar på dina sidor. Lär mer om webbdelar på SharePointsidor här.

Om du vill lära mer om hur du kan arbeta med listor i din verksamhet så hör gärna av dig till oss på Smiling Workplaces.


Publicerat av: