uppgradera-intranät

5 signaler på när ett intranät behöver uppgraderas

Många företag har problem med att intranätet inte används på ett optimalt sätt, vilket ofta gör så att medarbetarna väljer egna lösningar för att till exempel samarbeta via andra lösningar. Som i slutändan innebär att medarbetarna inte blir produktiva och organisationen riskerar att tappa kontrollen över vilka lösningar som används och den säkerhetsrisk som det medför. Vi har tittat närmare på de vanligaste signalerna på när ett intranät behöver uppgraderas.

Användandet minskar

Man måste hela tiden titta på hur ofta de anställda loggar in på intranätet och vilka funktioner som används mest och vilka som inte används. Sätt därför upp automatiserade rapporter med besöksstatistik så att ägaren av intranätet kan agera. Gör strategiska åtgärder genom uppgradering av funktioner som gör att medarbetarna blir mer produktiva. Det gör att användaren ser nyttan med att använda intranätet för att underlätta sitt arbete.

Navigeringen upplevs dålig

Medarbetarna kommer endast vilja använda intranätet om det gör deras arbete mer effektivt. Om intranätet inte upplevs sömlöst i navigeringen kommer användarna inte ta till sig intranätet. Det är av stor vikt att intranätet erbjuder en tydlig väg för medarbetarna att navigera med enkelhet. På ett strukturerat sätt som gör det möjligt att få saker gjorda i medarbetarens vardag. Därför rekommenderar vi alltid att undersökningar görs hos medarbetarna, för att mäta hur navigeringen upplevs.

Kvalitén på innehållet upplevs dåligt

En framgångsfaktor med ett intranät är att det tillhandahåller relevant innehåll till rätt användare. Innehållet på intranätet måste stämma överens med organisatoriska behov vad gäller kvalitet och struktur. Löpande revisioner bör ske varje månad för att uppdatera och omorganisera innehållet på ett tillgängligt sätt för slutanvändarna. Att ge användarna den mest uppdaterade och relevanta informationen är en tydlig framgångsfaktor.

Samarbete stöds inte

För att uppnå ett högt engagemang hos medarbetarna krävs det att intranätet stödjer och bjuder in till att samarbeta och kommunicera. Intranätet ska på ett sömlöst sätt underlätta för medarbetarna att använda modern funktionalitet som gör att organisationen kan arbeta tillsammans. Gör samarbetsytor som är integrerade med Microsoft Teams så att till exempel traditionella kommunikationsmedel som e-post minskar.

Underhåll saknas

Ett intranät är oftast verksamhetskritiskt för verksamheten, vilket innebär att intranätet därför måste hanteras på ett bra sätt. Med andra ord behövs ett tydligt arbetssätt och en struktur måste finnas för support, förvaltning, hantering av tekniska störningar eller allvarligare säkerhetsproblem.

Använder du idag en SharePoint version som inte längre stöds av Microsoft, så blir organisationen väldigt begränsad i att kunna använda de senaste funktionerna. Vilket gör att medarbetarna inte uppnår så mycket produktivitet som faktiskt idag är möjligt. Därför bör intranätet uppgraderas snarast möjligt för att skapa förutsättningar till ett modernt intranät, som medarbetarna får ett stöd i vardagen utav.


Publicerat av:

Anette Stjärnkvist Lönnberg

tf VD anette.lonnberg@smilingworkplaces.com +46(0) 702-580 770